A maneira mais simples e robusta de fazer isso é tratar os dados na primeira guia como uma tabela de banco de dados.
Comece fazendo os dados em uma tabela do Excel, pois isso ajuda muito.
A maneira mais fácil de prosseguir é usar o suplemento do Microsoft PowerQuery. Isso permite que você extraia dados de muitas fontes & transformá-lo na mosca. Nesse caso, você pode usar a primeira planilha como fonte de dados para as outras planilhas. Sempre que a primeira folha é atualizada, tudo o que você precisa fazer é atualizar a consulta de dados (um único botão) e todas as outras tabelas são atualizadas. Essas tabelas podem ser filtradas conforme necessário.
Se alguém alterar uma das tabelas downstream, a alteração será substituída quando os dados forem atualizados novamente. A atualização pode ser automatizada, se necessário.