O que você pode fazer é adicionar mais informações aos documentos que os usuários estão criando:
autor, versão, comentários, empresa, tags e até campos personalizados. Isso lhe dará a oportunidade de escrever as informações desejadas.
Esta opção está localizada em Arquivo > Info > Propriedades (localizadas logo abaixo da visualização do documento) > Propriedades avançadas. Você tem 5 guias para usar.