MS Excel e Access - o que é melhor para relatórios?

Question

Onde eu trabalho, a equipe acaba de começar a usar uma tabela básica no excel (1 de outubro) para registrar as vendas que tem cerca de 10 colunas (nome, cliente, renovação, desconto, pagamento etc.). Eu gravo os dados (total vendido etc) a cada hora e envio por e-mail para o gerente. Cada equipe tem o seu próprio arquivo na rede que eles usam constantemente para esse dia (por exemplo, John 08-10.xlsx; John 09-10.xlsx etc) e foram avisados para salvar o arquivo depois de concluir uma linha com o cliente dados.

Eu posso ver o arquivo (no modo somente leitura) para atualizar o relatório, mas tenho certeza que deve haver uma maneira de fazer uma atualização automática de suas planilhas em tempo real. Posso vincular planilhas e pastas de trabalho à minha pasta de trabalho principal, mas manualmente. Alguém tem sugestões sobre isso para fazer no Excel? Ou o Access me permite fazer um relatório que mostre o total de vendas para aquela hora sem que a equipe feche o arquivo ou clique constantemente em salvar a cada alguns minutos?

    

Answer 1

Eu fiz alguns relatórios no Excel (com e sem VBA) e no Access. Relatórios no Excel e Access têm seus próprios lados strongs e fracos. Sem ser mais específico, não posso te ajudar bem.

Se você for com a solução do Access, precisará usar o VBA e gastar pelo menos alguns dias configurando as coisas. Nesse caso, você também pode considerar usar o VB6 e escrever aplicativos autônomos - o código é quase exatamente o mesmo, mas a depuração é muito melhor no VB6, do que no VBA (quero dizer: classes de depuração). E você pode facilmente usar o sistema de controle de versão.

Quanto ao Excel:

Se você confiar em fórmulas, os relatórios no Excel poderão ser alimentados de forma confiável somente em pastas de trabalho já abertas. As pastas de trabalho abertas não atualizam seu conteúdo se outro programa tentar gravar nele (adicionar novas linhas a uma tabela).

Portanto, para a parte de atualização, você precisa de algum tipo de automação do VBA, mas ela será muito pequena e simples.

O Excel tem fórmulas e você pode fazer milagres com elas. Pessoalmente acho mais fácil e mais rápido trabalhar com fórmulas do que com código VB. Se você basear seu relatório em fórmulas, terá a interatividade de graça. Para formatar gráficos dinamicamente, você deve usar VB (A).

Relatórios longos baseados em fórmulas geralmente levam muito tempo para serem calculados.

    

Answer 2

Por favor, verifique o link. Espero que ajude você de alguma forma.

LINK
Conclusão do artigo vinculado:

Excel makes it easy to generate custom output with very flexible formatting and annotations that you can add anywhere. The payoff with Microsoft Access is how databases simplify things over time. It may be overkill for one time analysis, but if the data and reports need to be maintained over time, spreadsheets often hit a wall. Most organizations have many "similar" spreadsheets that are tweaked slightly differently and rapidly become unmaintainable. A well designed Access database avoids that limitation. That said, both Access and Excel have their strengths and weaknesses.

A hybrid solution where data from an Access database is exported or copied to Excel often provides the best of both worlds. The data integrity of a database with its well defined and approved output in conjunction with Excel for ad hoc analysis lets you leverage the advantages of both. Using automated processes, the sharing of data can be very smooth.