De vez em quando, o sistema tira um instantâneo dos arquivos que você tem no computador e cria um índice a partir dele.
Quando você pesquisa, ele verifica esse índice para os arquivos para tornar a pesquisa mais rápida, mas está vinculado a quando foi atualizada pela última vez. Portanto, um novo arquivo adicionado ao computador pode não ser encontrado se você pesquisar dessa maneira.
Quando você marcar a caixa "Não use o índice ao pesquisar em pastas de arquivos para arquivos do sistema", você está pedindo que a pesquisa ignore a verificação do índice do sistema e vá vasculhando o computador. está certo neste segundo.