Eu criaria 2 drivers para a impressora, um conjunto para colorir e outro para mono. Em seguida, disponibilize a impressora mono para todos e a impressora colorida apenas para administradores. A impressora deve ser configurada em Padrões de impressão (Propriedades da impressora > guia Avançado) para garantir que as configurações sejam o padrão. Configurá-los em Preferências de impressão (na guia Geral) não fará o trabalho. Depois de definir os Padrões de impressão, marque em Preferências de impressão e ajuste se necessário.
Certifique-se de definir permissões para que as pessoas não possam alterar as configurações da impressora (na guia de segurança).
Outra possibilidade é usar o software de gerenciamento de impressão. No entanto, o custo desses pode ser mais do que um toner colorido extra. Nesse caso, se muitas pessoas precisarem imprimir cores, seus administradores poderão ficar de fora.