Como criar texto personalizado que terá: (a) criação de modelo genérico, (b) usabilidade em vários documentos, E (c) atualização automatizada

Question

Problema: remova inconsistências entre documentos. Digamos que eu escreva 5 sentenças para "provisão genérica" (GP) no documento A e use a mesma linguagem no documento B. Mas se eu editar a linguagem GP no documento A, posso facilmente esquecer de editá-la no documento B.

Para ser mais específico : digamos que GP englobou: "Isto é s1. Isto é s2. Isto é s3." Você tem o idioma GP acima no documento A e B. Digamos que eu editei a linguagem GP para remover a última sentença, revelando: "This is s1. This is s2." Eu quero que o novo idioma do GP seja atualizado automaticamente no documento 1 e no documento 2 onde ele existir.

Solução ideal: posso escrever o idioma uma vez e salvá-lo como um modelo que pode ser usado em vários documentos. Por exemplo, eu escrevo a linguagem, salvo como “Market Standoff Language” e invoco essa linguagem em vários documentos. Quando quero fazer uma edição, só mudo o modelo. Todos os locais em que a linguagem foi invocada são atualizados automaticamente. Não preciso passar por cada documento para alterar o idioma manualmente.

Em resumo: a solução ideal terá todos os itens a seguir: (a) criação de modelo genérico, (b) usabilidade em vários documentos, E (c) atualização automatizada.

O que eu tentei:

1. Adicionando seleções ao bloco de construção. Isso me permite fazer (a) e (b), mas NÃO (c). O building block não é atualizado automaticamente. Eu teria que encontrar e reinserir a seleção, derrotando o propósito do exercício. Veja O que é uma boa maneira de compartilhar um valor em vários lugares em um documento do Word?
2. Adicione a seleção ao autotexto. Mesmos problemas que (1)
3. Crie o Rich Content Control na guia do desenvolvedor. Não me permite fazer (b) ou (c). Consulte Como criar uma "Propriedade do documento" personalizada? ou Adicionar QuickPart como data ou título no Word
4. Crie um marcador e referência cruzada. Não me permite fazer (b). Eu posso fazer (c) se eu destacar todo o documento e pressione F9
5. Crie uma propriedade de documento personalizada. NÃO cumpre (b). Depois de criar a propriedade rápida da propriedade do documento, ela não transita para outro documento, como um bloco de construção. Consulte O Word cria várias propriedades do documento em peças rápidas
6. Editar propriedades do documento. Inserir Quickparts → propriedade do documento. Não cumpra (b). Mas atualiza sem ter que mudar nada.
7. Cria um marcador e usa uma referência de campo. Não cumprir (b) Crie um marcador e insira o campo → Fórmula → REF e cole o marcador. Se você editar o texto original e realçar todos e pressionar F9, o texto conectado atualizará automaticamente

Answer 1

Nada vai fazer (c) (atualização automática) sem alguma ajuda.

A maneira mais simples de conseguir quase todo o resto é colocar todo o seu material compartilhado em um único documento (ou, na verdade, você pode usar vários documentos).

Marque cada item.

Para usar o item em um documento "cliente", use um campo INCLUDETEXT que especifique o nome completo do documento e o marcador.

por exemplo. {INCLUDETEXT " link " genericprovision}

Você não recebe atualizações automáticas, mas o usuário pode atualizar todos os textos compartilhados no documento body usando ctrl-A, F9 (ou equivalente no Mac, caso em que você precisa ter certeza de que o caminho completo do documento + o nome do arquivo é o mesmo nas plataformas Windows e Mac).

Para mim, as principais questões para qualquer abordagem incluem:

• todos os usuários entendem como isso funciona (por exemplo, para que eles não sejam colocados pela massa de campos e / ou controles de conteúdo)? Em particular, quem criará / manterá esses documentos? Como eles saberão quais partes compartilhadas estão disponíveis? Com um grande número de partes compartilhadas, como evitar a criação do mesmo bloco com mais de um nome? Como você gerencia a situação em que dois documentos compartilham um trecho, mas em algum momento o requisito muda e cada um deles precisa de trechos com conteúdo diferente?
• a abordagem lidará com o grande número de inserções que você pode tem em um único documento
• você precisa lidar com qualquer regime legal / de conformidade, por exemplo, um que diz que você precisa garantir que você tenha cópias de qualquer documento como apareceu em qualquer momento no tempo (isso pode ser uma grande dor de cabeça para esquemas que "autoupdate")

Se você precisar de uma atualização mais completa (incluindo cabeçalhos e rodapés), será necessário considerar o uso do código, por exemplo, uma macro autoopen do VBA.

A meu ver, assim que você usa o código VBA, o jogo muda de qualquer maneira e pode ser melhor considerar outra abordagem. Para blocos de texto simples, por exemplo, você pode criar um documento compartilhado com controles de conteúdo vinculados a uma ou mais partes XML personalizadas. Quando um "documento do cliente" é aberto, sua macro de abertura automática abre o documento compartilhado e copia os blocos XML personalizados, sobrescrevendo os existentes. Mas não tenho certeza de que funcionaria tão bem com blocos de rich text, já que cada parte é armazenada como um documento XML plano OPC completo, e eles podem ser bem grandes. De qualquer forma, você precisaria do Word 2013 ou posterior para usá-lo (não tenho certeza sobre o Mac Word 2016, pois os recursos relacionados aos controles de conteúdo foram alterados recentemente, mas ainda não há suporte VBA para customxmlparts ou controles de conteúdo).