Não há etiqueta universal quanto ao uso do cron. Cada sistema é diferente e pode ter suas próprias políticas, das quais você pode ter sido notificado ao obter acesso. É importante notar que os administradores de sistema têm a capacidade de ativar / desativar o crontab para os usuários, portanto, se você tiver acesso ao crontab, então, sem dúvida, isso é uma aprovação tácita. Dito isto, verificar a cada cinco minutos parece excessivo. Esta é realmente a única maneira de ser notificado de um documento publicado? E se todos quisessem fazer isso?
Seria melhor oferecer-se para criar uma lista de distribuição de e-mail ou outro serviço baseado em assinatura para melhorar isso para todos.