Você está cometendo um erro básico ao armazenar informações compartilhadas que podem ser alteradas por vários usuários nas caixas de correio. As informações compartilhadas e alteradas por vários usuários devem ser um servidor de arquivos, um NAS ou o pior caso dos documentos do Google.
Se os arquivos forem lidos apenas pelos alunos, mas houver apenas uma pessoa que os altere, considere armazenar a versão mais recente em uma página da Web.
(Livros / folhetos / apostilas dadas na aula / apresentações de alunos / dicas para o exame parece ser algo que se enquadra nessa categoria).
Se você precisar de controle de versão, consulte SVN, CSV etc. etc. Isso requer um mínimo de esforço para configurar os comandos básicos que são fáceis de ensinar. (Ignore coisas complexas, como ramificações, remarcação, etc., etc. Basta usar o básico).
Tendo dito isto; Você poderia escrever um software personalizado que faz tudo isso. Mas por quê?
O uso de ferramentas disponíveis prontas para uso, prontas para uso e que foram bem testadas e recebem atualizações, exige menos esforço para configurar e provavelmente será mais seguro. E pode já estar presente e mantido pela infraestrutura da escola.