O IRM é o recurso do Outlook (desde 2007) que suporta os recursos que você descreve. Ele conta com acesso a um servidor RMS , normalmente uma máquina Windows Server (o Rights Management Services existe desde o Windows Server 2003 ).
No Outlook 2010, o IRM funciona por meio de um servidor Exchange , embora qualquer cliente de correio compatível com RMS possa receber os e-mails, desde que tenha acesso LAN / WAN / Internet ao servidor RMS que gerencia os direitos.
Aqui é uma visão geral de exatamente como funciona. Os exemplos são baseados no Outlook 2007, mas o princípio será o mesmo em 2010.