Pasta de trabalho do Excel - prompt de solicitação de propriedade para o usuário de edição

Question

Eu tenho um arquivo de pasta de trabalho que é usado por uma equipe com poucas pessoas; mas logo serão equipes díspares (2 equipes, 8 pessoas) acessando o arquivo em nossa participação corporativa ... Isso pode crescer para mais equipes e pessoas. Há uma preocupação com as duas equipes usando a mesma pasta de trabalho que haverá "conflitos de salvamento", dificultando a sincronização dos fluxos de trabalho entre as equipes isoladas . Na maioria das vezes, os usuários simplesmente o abrem, atualizam a conexão de dados e lêem os dados no arquivo. Mas, às vezes, um usuário pode querer salvar a pasta de trabalho depois de atualizá-la de manhã ou talvez queira salvar outra pequena alteração. eles fizeram.

Minha pergunta:

Assumindo que USER1 tenha a pasta de trabalho aberta, existe uma maneira simples que USER2 pode solicitar USER1 para fechar a pasta de trabalho e conceder USER2 ao acesso do usuário de edição. Tendo em mente que USER1-Team1 e USER2-Team2 usam os mesmos dados, mas não se conhecem ou têm uma relação de trabalho próxima; Portanto, um telefonema ou e-mail não é conveniente para seus fluxos de trabalho.

Alguns antecedentes:

A pasta de trabalho contém o modelo de dados do PowerPivot da fonte de dados do SQL Server. Quando os usuários atualizam a pasta de trabalho, eles estão atualizando o modelo de dados e os relatórios da tabela dinâmica conectados a eles.

EDIT: a versão da pasta de trabalho é o Excel 2013 com o Power Pivot

Soluções que considerei ...

• 1) ARQUIVO PRINCIPAL com CRIANÇAS - Este é um método "Ir pular uma cópia de trabalho atualizada da prateleira", no qual há um arquivo mestre (" MasterFileReportsHere.xlsx " em myNetwork\Path\Location no compartilhamento de rede) e 1 usuário avançado se comunicará quando as atualizações estiverem prontas no mestre e deverá ser baixado para separar pastas de trabalho de equipe para uso pelas equipes diferentes (" Group1 Reports Here.xlsx ", " Group2 Reports Here.xlsx " em myNetwork\WhoKnows\WhereTheyPutIt ou local C: ou ThumbDrive ).

What do you you think about this strategy? I think this creates risk that users will not download they file when they are supposed to, and then you have different versions and not 1 true master. Also, you cannot really tell where they may have moved the CHILD files to (or at lest, no way that I am aware of).

• 2) Arquivo em uso > Notificar - Mostrei a eles que quando USER1 tiver o arquivo aberto, como USER2 pode selecionar a opção "Arquivo em uso > Notificar" que avisa quando o arquivo é aberto para edição.

The shortcoming with this if feature is it simply tells USER2 when USER1 has closed the file and it then prompts USER2 to open the file in editing mode. USER1 could close it in a few minutes or a few hours from when USER2 wants to edit it, which isn't quite what they need.

• 3) EXCEL: REVISÃO > Compartilhar pasta de trabalho - Examinei brevemente o recurso Compartilhar pasta de trabalho, mas a pasta de trabalho tem tabelas e esse recurso não suportará pastas de trabalho com tabelas (eu poderia pesquisar a remoção das tabelas)

  • Eu nunca usei isso antes, mas parece que tem opções como " Allow changes by more than one user at the same time ". Com isso ativado, parece que você pode configurar essas opções - > MUDANÇAS DE ATUALIZAÇÃO como When the file is saved ou Automatically (x Minutes): USER1-SaveMyFile and USER2-SeeTheirChanges ou Automatically (x Minutes): USER2-SeeTheirChanges / / MUDANÇAS DE CONFLITO ENTRE USUÁRIOS como Ask me which changes win ou The changes being saved win .

Has anybody used this before? Would they recommend is? Should I consider hunting down the Tables in their file for prospectively deleting them (this is possibly not an option).

    

Answer 1

Poderia ser feito usando o VBA e o Shell para enviar um Msg para os usuários, embora as permissões de rede do seu trabalho possam impedir isso.

Msg Sintaxe

msg {<UserName> | <SessionName> | <SessionID>| @<FileName> | *} 
[/server:<ServerName>] [/time:<Seconds>] [/v] [/w] [<Message>]

Dê uma olhada na resposta da paul bica para usar o Msg e o VBA para enviar uma mensagem aos usuários . Integrado com a solução de Steven para encontrar o usuário que possui a pasta de trabalho aberta .

Eu não pude testá-lo com sucesso, pois o meu local de trabalho tem sua rede mantida com um aperto firme. No entanto, espero que esta resposta possa, pelo menos, apontar você na direção certa.