O resultado que você descreve pode ser alcançado com várias técnicas.
Primeiramente, aconselho-o a transformar seus dados em uma tabela do Excel, clicando em qualquer célula no intervalo de dados e na opção Inserir > Tabela.
Agora você pode criar tabelas dinâmicas a partir da tabela e usar filtros para mostrar apenas os nomes de arquivo em que a coluna A é Y e outra tabela dinâmica em que você usa um filtro para mostrar apenas os nomes de arquivo em que Y.
Quando você usa uma tabela do Excel para a entrada de dados, pode adicionar mais dados à tabela. Em seguida, clique na tabela dinâmica e clique em Atualizar na faixa de opções para incluir os novos dados na tabela dinâmica.
Outra abordagem pode ser usar o Filtro avançado, mas não é tão dinâmico quanto a opção de atualização de uma tabela dinâmica.