Não há nada embutido que faça isso para você sem programação, mas um desenvolvedor do Notes pode escrever um aplicativo para você.
Como um desenvolvedor pode abordá-lo dependeria de qual versão do Lotus Notes você tem e, possivelmente, de quais habilidades o desenvolvedor possui. A maneira "tradicional" de fazer isso com versões mais antigas do Notes seria fornecer um formulário personalizado que você possa preencher. Os campos no formulário podem incluir validações para o formato de seus números de série ou até mesmo uma pesquisa para garantir que o número de série corresponde a um item de estoque válido. Depois de preencher os detalhes, você clicaria em um botão e formataria seu e-mail para você. Com versões mais recentes, em vez de um formulário personalizado, um desenvolvedor pode fornecer um plug-in personalizado que permite gravar mensagens de forma livre, mas ainda fornece a verificação desejada.