Se o Outlook baixar sua caixa de correio inteira e fizer isso toda vez, algo está errado com a configuração.
Você pode configurar o Outlook de várias maneiras (imap, pop3, webmail, etc), mas supondo que você o tenha configurado na maneira padrão para se conectar a um servidor Exchange, faça o download de todos os emails e que em um arquivo de cache (.ost).
Da próxima vez, só será feito o download das alterações.
Assim, ou:
- Reconfigure o Outlook para se conectar através da LAN a um servidor Exchange.
- Verifique se os usuários podem gravar em seu perfil
- ou mova parte de seus e-mails para um arquivo .pst (mova, não copie) e mantenha-o no host local.
Além disso: 2,6 GB é muito. Isso é todo o seu correio? Você pode ensiná-los a arquivar e-mails? Uma configuração em que o Outlook coleta automaticamente todos os e-mails com mais de um ano e os move para um arquivo leva 5 minutos para ser configurado.