Na questão de 8.04 ou 10.04, vá para 8.04 se você estiver instalando agora. 10.04 ainda está em beta. Se você esperar por 10.04, eu recomendo dar a ele uma semana ou duas depois da data oficial de lançamento por causa da paranoia (no caso de algum bug de parada de programa conseguir passar por testes).
Existem alguns bons guias para distribuir manualmente um servidor de correio usando pacotes disponíveis nos repositórios padrão.
Outra boa opção se a máquina que você pretende usar for poderosa o suficiente é algo como Zimbra . Ele está disponível gratuitamente como a edição de código aberto (as licenças pagas oferecem um contrato de suporte adequado, o suporte é feito por meio de fóruns oficiais e outros aprimoramentos extras, como integração mais completa com o Outlook). O conjunto completo de recursos do Zimbra pode ser um exagero para você, mas tem a vantagem de facilitar a configuração - instale o sistema operacional básico, baixe o pacote Zimbra e siga as notas de instalação - é necessário um conhecimento menos detalhado dos componentes individuais. O cliente baseado em navegador é muito bom, há um cliente de desktop completo oficial, ele suporta todos os padrões usuais para que você possa conectar seu (s) programa (s) de correio preferido a ele, administração não é difícil, integrados, e eles parecem ser oportunos ao liberar atualizações se os patches de segurança forem necessários. Nos últimos três anos, executei um servidor Zimbra para o meu empregador (uma pequena empresa, atualmente 10 usuários ativos) e um em casa para uso próprio, além de familiares e amigos, e descobri que ele é muito estável. Existem alternativas semelhantes também - eu também olhei em Scalix (entre algumas outras opções, incluindo a mão-rolando um servidor de correio simples) quando eu estava olhando primeiro para o Zimbra. Na época, Zimbra ganhou para o meu uso, mas Scalix também parecia ser um produto perfeitamente capaz. Na época em que olhei para o Scalix, ele tinha menos recursos do que o Zimbra (embora tivesse uma ou duas coisas que o Zimbra estava faltando), mas também parecia mais leve quanto aos requisitos de recursos do sistema - já passou algum tempo desde que pode ter havido mudanças significativas, então sugiro que você dê uma olhada nos conjuntos de recursos e nas análises recentes para ambos, para ver qual deles é melhor para você. Existem outras opções semelhantes e menores também - tente pesquisar coisas como linux groupware se você quiser encontrar mais para tentar. O Zimbra e sua turma precisarão de uma máquina mais potente que a maioria das soluções manuais, embora ainda não sejam massivas pelos padrões modernos (pelo menos 1Gb de RAM, aloquei 1,5 para as minhas VMs e elas lidam com a carga que vêem e CPU pelo menos o padrão P4 high-end - então, qualquer máquina recém-comprada deve lidar admiravelmente com uma pequena instalação).
O que você faz (mão rolando com ferramentas padrão, algo como Zimbra / Scalix ou algo mais pré-fabricado mas menor que o Zimbra / Scalix) Eu recomendaria uma máquina dedicada (uma máquina real ou uma VM - meu Zimbra as instalações são executadas em VMs VMWare) para que você não precise se preocupar com uma atualização do sistema operacional de um servidor que esteja alterando outra (assim, por exemplo, você poderia instalar um determinado servidor da Web em seu servidor de arquivos sem entrar em conflito com o usado pelo Zimbra) .
Então você tem um grande número de opções gratuitas disponíveis, algumas delas muito poderosas. Não é difícil rolar a mão se você tiver tempo para aprender as ferramentas relevantes (ou já conhece algumas delas) e se considerar um administrador capaz, embora eu esteja feliz por ter tomado a rota Zimbra quando fiz isso.