As regras que só são executadas quando o Outlook está sendo executado serão executadas somente quando o Outlook estiver sendo executado . Não há soluções alternativas para esse comportamento.
O Outlook tem dois tipos de regras: aquelas que podem ser executadas pelo servidor de email do Exchange e aquelas que podem ser somente executadas por um cliente local do Outlook. Se sua conta de e-mail não for hospedada por um servidor Exchange, todas as regras deverão ser executadas no cliente Outlook.
O Outlook indicará quando você estiver configurando as regras, se elas precisarem ser executadas no cliente local. Se você estiver vendo esta mensagem, o Outlook deverá estar em execução para que a regra seja executada. Se o Outlook não estiver sendo executado quando o email chegar, a regra não será executada até que o Outlook seja iniciado pela próxima vez.
Não há soluções alternativas para esse comportamento - e por boas razões. Essas regras funcionam com informações que são conhecidas apenas pelo cliente do Outlook. Sem acesso a essas informações, a regra não pode executar sua ação configurada.