Eu tenho uma situação em que alguém da equipe técnica é necessário em uma reunião, mas não é importante qual deles é - qualquer um dos três funcionários diferentes do mesmo nível pode participar e fornecer as informações.
Existe uma maneira no Outlook de enviar o convite para as três pessoas e quando uma delas aceita a reunião, ela é automaticamente recusada para as outras duas? Desta forma, a quantidade de discussão sobre quem deve comparecer é reduzida, pois não temos que verificar se alguém já está participando, etc.
No meu conhecimento do Outlook, não existe esse recurso. Em vez disso, deve ser comunicado a essa equipe que apenas um deles é obrigado a comparecer à reunião por e-mail ou pessoalmente. Você poderia talvez convidá-los como participantes opcionais, em vez de obrigatórios.