Crie um novo compromisso do Outlook 1 semana antes do outro no seu calendário, defina a hora como "grátis" e leve 30 minutos para esse compromisso e defina um lembrete de 0 minuto.
Dessa forma, ficará óbvio para você, pois você o verá no seu calendário e isso o lembrará, e o tempo será gratuito para outra pessoa ainda marcar uma reunião.
Se você já tivesse criado o compromisso quando seus colegas já estavam de férias, você pode digitar: 1 week no lembrete existente, onde diz "10 minutos"