Primeira pergunta:
Vá para o arquivo em seu documento do Excel e, em seguida, para opções. Nas opções, selecione a guia avançada. Deve haver uma seção chamada opções de exibição para esta planilha e haverá uma caixa de seleção marcada com algo como: exibir zero para células com valor zero. Desmarque isso e seu problema será resolvido.
Segunda pergunta:
Para inserir suas células em sua outra pasta de trabalho:
=IF(ISBLANK('[otherworkbook.xlsx]Othersheet'!CellJ),"",'[otherworkbook.xlsx]
Othersheet'!CellA)
É mais fácil quando você usa $ -signs para célula J na fórmula e não usa cifrões para uma célula, de forma que você pode simplesmente arrastar a fórmula para todas as células que você precisa.