Para definir os padrões de uma impressora, vá para Dispositivos e Impressoras. Clique com o botão direito na impressora e selecione Propriedades da impressora. Agora clique na guia Avançado e depois no botão Padrões de impressão. Coloque a impressora do jeito que você deseja na janela e clique em OK.
Clique agora na guia Geral, no botão Preferências de impressão e verifique as configurações lá. Eles devem ser os mesmos que estão definidos nos Padrões de impressão, mas se não estiverem, configure-os aqui também.
A impressora agora será padronizada para as novas configurações. Por isso, se você imprimir através de um servidor, essas configurações precisam ser feitas nesse servidor.
Se você quiser definir a qualidade da cópia em vez da qualidade de impressão, siga as configurações do menu do painel frontal da impressora, especialmente o ícone Configurações. Pode ser possível fazer a partir daí, mas os manuais que eu posso encontrar não dão nenhuma informação sobre isso. Eles implicam que coisas como a resolução da digitalização precisam ser definidas no PC, mas as cópias normalmente são feitas sem o PC.
Se as configurações de Cópia não puderem ser definidas na impressora, você sempre poderá copiar via PC. Um software como o Irfanview faz a fotocópia ao digitalizar uma página e imprimi-la nas configurações desejadas. Mantém as últimas configurações usadas.