Sua pergunta não é exatamente clara do que você quer dizer com " Como acessar essa função de macro sem executá-la toda vez que precisar ", mas acho que entendi o que você está perguntando.
Coloque seu código na seção do módulo Normal
no painel esquerdo do VBA Explorer.
Isso o tornará disponível para todos os documentos do Word quando eles estiverem abertos.
Quando você precisar, pressione Alt + F8 para abrir a janela de macros. Escolha a macro e clique em Executar .