Eu consegui descobrir o básico da pergunta que quero fazer, mas preciso de mais esclarecimentos sobre como ela funcionará em tempo real e o que preciso fazer para garantir que essa solução funcione.
A situação é:
Estou trabalhando em muitos projetos juntos, pelos quais preciso atualizar regularmente minha equipe, além de atribuir responsabilidades às pessoas por tarefas específicas. Minha intenção era criar uma lista de projetos como lista de tarefas e manter atualizando as notas até o final do projeto. Entre eu preciso atribuir tarefas aos membros da equipe. Isso dá a eles uma visibilidade instantânea de onde cada projeto está funcionando e eles podem abrir a tarefa e passar por notas para obter o que todas as etapas foram concluídas.
O método que eu adotei é o seguinte:
No meu MS Outlook 2013, no menu de tarefas, criei uma nova pasta chamada Project. A intenção é dar acesso a toda a minha equipe para que eles visualizem.
Estou criando tarefas individuais para cada projeto e atualizando-as com anotações.
Eu quero entender o seguinte:
Se eu atribuir uma tarefa específica a um membro da equipe que tenha acesso à pasta, ela desaparecerá da pasta compartilhada de todos os usuários ou ainda estará visível na mesma pasta?
Na seção de anotações, desejo que o outlook capte automaticamente as iniciais da pessoa que está digitando (semelhante ao que acontece nos comentários de uma resposta de mensagem), mas não é possível encontrar nenhum lugar para fazê-lo. Isso é possível?
Depois de atribuir a tarefa, terei um método para enviar lembrete na tarefa para o membro da equipe ou ainda preciso segui-lo manualmente?
Como posso fazer com que o membro da equipe envie a tarefa de volta para mim depois de atualizar as anotações?
Posso restringir os membros da equipe de editar qualquer coisa na tarefa, além das anotações (como se não pudessem marcá-la como concluída ou alterar o assunto ou alterar a data de vencimento)
Eu sei que pode haver algum software e ponto de compartilhamento disponível para fazer esse tipo de coisa, mas o uso é muito limitado, portanto, não há sentido em investir neles e também Outlook é usado por todos, portanto, dará uma visão geral rápida em vez de logando em algo novo.