Outlook - como registrar / manter registro de recibos de leitura

Question

No meu trabalho, recebo e-mails das autoridades (no Outlook 2013) que tenho que encaminhar para as partes relevantes da minha empresa. É importante que eles sejam lidos, e é um requisito que mantemos um registro de cada correspondência (circular) que recebemos e encaminhamos, e que todos a leram.

Atualmente, peço uma recibo de leitura e faço o registro no Excel. No entanto, é complicado e propenso a supervisão e erro ter que ir para o Excel e registrar cada e-mail e quem leu manualmente. No caso de uma auditoria, eu preciso ser capaz de mostrar que enviamos os e-mails e que eles foram lidos. Portanto, eu me volto para você na esperança de que você possa me oferecer alguns conselhos sobre como automatizar um pouco o processo.

Por exemplo, existe alguma maneira de obter (de preferência) o Excel ou algum outro programa para registrar uma entrada quando recebo um e-mail na minha pasta de recibos de leitura no Outlook? Qualquer sugestão seria muito apreciada! Desculpe pela longa pergunta!

    

Answer 1

Isso é certamente possível - mas não é fácil!

A primeira coisa a notar é que muitas empresas desligam a capacidade de executar macro VBA no Outlook, então você precisa lidar com isso.

Depois disso, é possível configurar uma ação no email de entrada que aciona uma macro quando o "formulário" de email é um recibo de leitura.

A macro precisa estabelecer uma conexão com algum lugar apropriado para armazenar as informações. Talvez uma planilha que esteja propensa a problemas de bloqueio. Melhor seria um banco de dados de algum tipo.

Tendo feito uma conexão adequada, é uma questão de obter os dados do objeto de formulário de recebimento de leitura e adicionar um novo registro ao seu armazenamento persistente.

Como você pode ver, isso é algo que vai muito além de uma resposta simples aqui no superusuário, então eu não estou nem mesmo tentando fornecer algum código.

A menos que você seja proficiente em programação VBA e Office, é provável que você tenha dificuldades. No entanto, isso funciona, alguns anos atrás eu escrevi um utilitário dessa maneira para gravar todos os meus e-mails recebidos e enviados para um banco de dados noSQL (CouchDB) para que eu pudesse executar análises neles.

Uma abordagem alternativa, se você tiver acesso a um servidor de correio baseado em Linux, seria encaminhar todos os recibos de leitura para esse servidor e usar o script local para atualizar um banco de dados.