Não endossando o produto, mas o Automatic Email Manager da Namtuk pode ser o que você está procurando. Funciona como um serviço do Windows (sua due diligence seria necessária para garantir que você não está enviando dados para terceiros) e faz o que você quer que ele faça. Não tenho certeza se ele cobre sua parte have to be able to just start the "printer computer"
, nem como lida com o cliente sendo fechado, embora ele ofereça suporte a serviços de webmail como Yahoo !, GMail e outros, o que me leva a "assumir" que é independente do cliente. Mas eu não tenho experiência pessoal com o programa.
Espero que ajude um pouco ..