Quando o Office (e os programas mais semelhantes) abrem um arquivo, eles deixam um pequeno arquivo de "bloqueio" oculto e temporário ao lado dele. Este arquivo geralmente começa com ~ e tem algumas linhas dentro dele dizendo quem abriu o arquivo e quando. Quando o Office termina com um arquivo, ele salva as alterações e remove o arquivo de bloqueio.
No entanto, se o Office não estiver conectado à rede no momento em que você fechar o arquivo, o laptop não terá acesso ao arquivo de bloqueio e ninguém poderá editá-lo.
A solução é mostrar arquivos ocultos e, em seguida, excluir o arquivo que começa com o mesmo nome, mas tem ~ no início. Certifique-se de que ninguém esteja realmente usando o arquivo primeiro ou você acabará com conflitos de versão.