Sua pasta dropbox é uma unidade real no seu sistema. Eu acho que estou perdendo o ponto de usar dropbox em tudo. Se você está na mesma LAN, não pode simplesmente fazer um compartilhamento em uma máquina local?
Mesmo que você pretenda modificar os arquivos comuns, poderá desativar a sincronização da caixa de depósito, compartilhar a pasta enquanto trabalhava em conjunto e, após a reunião, sincronizar o backup para a caixa de depósito. Você atualizaria "a nuvem" e todos receberiam a cópia automagicamente.