É uma ótima ideia. Infelizmente, a interface do Outlook está longe de ser flexível para acomodar você, eu tenho medo.
O mais próximo que você pode obter é fazer uso do recurso Categorizar. Embora a interface nativa não forneça acesso direto a uma categoria individual, você pode escrever uma macro que define / limpa uma categoria de um item selecionado e, em seguida, adiciona-a à Faixa de Opções.
Você provavelmente também poderia escrever uma macro de faixa de opções personalizada que fornecesse um campo de texto no qual você poderia inserir categorias.