Espero ter entendido sua pergunta corretamente. Abaixo está minha ilustração:
Folha 1
você sabe como preencher WITHIN_90DAYS; e a fórmula para FAILED_KEY é direta:
= SE (D2="Y", "", B2)
COMPUTER | LOCATION | DATE_CHECKED | WITHIN_90DAYS? | FAILED_KEY
00000001 | Cubical1 | 2013-01-30 | Y |
00000002 | Cubical1 | 2012-11-30 | N | Cubical1
00000003 | Cubical2 | 2012-05-30 | N | Cubical2
00000004 | Cubical2 | 2012-05-31 | N | Cubical2
00000005 | Cubical3 | 2013-03-21 | Y |
Folha 2 (FAILED_COUNT coluna é fácil usando um simples COUNTIF)
LOCATION | FAILED_COUNT
Cubical1 | 1
Cubical2 | 2
Cubical3 | 0
E então você pode aplicar a formatação condicional de acordo com a coluna "FAILED_COUNT"