O Outlook tem uma função chamada 'arquivo automático'. Você pode usar isso para mover e-mails de três meses para uma pasta de arquivamento antes de serem excluídos.
Se isso já estiver ativado e a pasta de arquivamento não estiver conectada à sua lista de caixas de correio, isso também pode estar causando falhas em seus e-mails. Nesse caso, ele será facilmente corrigido na maioria das perspectivas instaladas via 'file' 'open' outlook datafile '(navegue para o arquivo). No Outlook 2012 parece não ter essa opção e força você a fazer a mesma coisa através do painel de controle.