Para sua primeira pergunta, você pode conceder permissões de usuário a outra caixa de correio por meio de Usuários e Computadores do Active Directory.
Para sua segunda pergunta runas deve funcionar neste cenário, se Shift + Right Click e "Executar como usuário diferente" não é apropriado. Por exemplo
runas /user:DEATHSTAR\dvader "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE"