Eu assumo que você sincroniza via Traveler?
ad 1) Seus contatos são sincronizados corretamente entre o catálogo de endereços pessoal e o arquivo de mensagens (qual versão exata do Notes você está usando)?
ad 2) Pls. entre em contato com seu administrador. Talvez ele precise atualizar sua instalação do Traveler no servidor ou ajustar algumas configurações. É difícil dizer sem conhecer sua configuração.