A nomenclatura da fórmula básica (pelo menos foi nas versões anteriores quando usei isso) é ='C:\folder\[other.xls]Sheet'!B5 . Como você pode ver, é muito semelhante a vincular a outras planilhas na mesma pasta de trabalho. Você pode usar caminhos UNC em vez de letras de unidade, então ='\fileserver\share\[other.xls]Sheet'!B5 também funciona. Eu não sei ao certo se isso ainda funciona porque muitas pessoas tiveram problemas com isso, mas não vejo por que eles o removeriam, em vez de simplesmente descontinuá-lo permanentemente (como a MS tende a fazer).
Dito isso, eu realmente evitaria fazer isso se possível, porque os links quebrados são uma dor na bunda para lidar com eles. Em vez disso, eu combinaria todas as suas planilhas em uma pasta de trabalho e consideraria seriamente mudar para o MS Access, já que parece que você está trabalhando com uma quantidade considerável de dados relacionais, em vez de apenas criar gráficos e tabelas. O Excel pode fazer quantidades ridículas de coisas e um usuário experiente pode realmente fazer coisas incríveis com ele, mas em algum momento torna-se imprudente continuar tratando uma planilha como um banco de dados.