Eu também tenho esse problema e tenho tentado descobrir o porquê. Recentemente, atualizamos para o Exchange 2010 e deixei de ter a capacidade de adicionar qualquer usuário ao meu painel de navegação no Outlook (eu sou administrador). Tenho me concedido acesso total a alguns usuários para analisar outros problemas. Acho que posso ter encontrado uma resposta para sua pergunta em um artigo da Microsoft Technet que declara:
"No Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1), os clientes do Outlook 2007 e do Outlook 2010 mapeiam automaticamente para qualquer caixa de correio à qual um usuário tenha permissões de Acesso Completo. Se um usuário tiver permissões de Acesso Total à caixa de correio de outro usuário ou compartilhada caixa de correio, a Descoberta Automática carrega automaticamente todas as caixas de correio às quais o usuário tem acesso total.Se o usuário tiver acesso total a um grande número de caixas de correio, poderão ocorrer problemas de desempenho ao iniciar o Outlook.Por exemplo, em algumas organizações do Exchange, os administradores têm acesso total a todas as caixas de correio. as caixas de correio na organização. Nesse caso, ao iniciar, o Outlook tenta abrir todas as caixas de correio na organização. Os usuários não podem controlar esse comportamento e não têm como desativá-lo. "
Eu não sei como remediar a situação (ainda), mas parece que isso explica por que alguns usuários estão "presos" no painel de navegação.