A fonte específica da mídia de instalação não importa - você poderia enviar seus DVDs, pedir emprestados DVDs de outra pessoa, baixar o instalador da Microsoft, qualquer coisa. No entanto, o instalador deve corresponder à versão do Office que acompanha as chaves de licença. Por exemplo, se você comprou o Office Home and Student, eles poderão usar a chave para instalar o Office Home and Student em qualquer lugar onde encontrar um instalador, mas não poderão usar um instalador do Office Professional, nem mesmo instalar os componentes que vem com o Office Home and Student.
Você pode enviar a embalagem original para que, caso haja alguma preocupação com o licenciamento, eles tenham a caixa original com seu Certificado de Autenticidade (COA). Às vezes, se você precisar reinstalar e, em seguida, reagir, deverá ligar para a Microsoft para reativar e eles poderão solicitar alguma forma de comprovação de propriedade, o que pode envolver a documentação incluída na embalagem original.