Criando um departamento de TI? [fechadas]

Question

Não tenho certeza se esse é o melhor lugar para fazer isso, mas eu poderia realmente usar algumas sugestões / conselhos. Eu acabei de ser contratado em uma pequena empresa (10 funcionários em empresas, mais cerca de cinco fora do local) que basicamente não tem departamento de TI. Eu fui originalmente contratado para ajudar com o que a empresa faz regularmente (vários tipos de verificação), mas desde que eles descobriram que eu tenho um grau de ciência da computação, me foi dada a tarefa de criar um departamento de TI. Agora estou trabalhando com o desenvolvedor e preciso organizar todo o software / hardware para todo o escritório. Não tenho certeza de como fazer isso. Eu estou procurando sugestões sobre configuração, organização, coisas para pedir, etc.

Alguns detalhes:

Nosso desenvolvimento é PHP e Java (o último com o qual tenho experiência)

Usamos o Windows 7 da Lenovo para PC e o sistema telefônico Konnect.

Nós usamos, acredito, o iolo security (mas eu não tenho certeza disso).

Eu recentemente pedi alguns grampos que estavam faltando; novos mouse pads, melhores teclados, alto-falantes, etc, mas eu tenho que trabalhar a partir do zero com software de organização e ter um armário cheio de misc. hardware e fios, juntamente com os nossos servidores no local (eu realmente não os vi ainda).

Também preciso configurar um sistema de mensagens entre escritórios, bem como um login remoto para trabalhar em casa. (Eu pretendo usar logmein) Idéias além de uma carga de Zip-ties? Qual é a sua maneira favorita de organizar ou melhores soluções?

    

Answer 1

Você não menciona nada sobre orçamento, então eu assumirei o pior e lhe direi como eu faria cada um no barato. ;)

Primeiro, eu olharia para o que é exigido do departamento. Quais serviços eles esperam que você forneça? Então eu começaria descobrindo como eu posso usar o pessoal existente para me ajudar na criação do departamento, já que é muito trabalho para uma pessoa organizar, inventariar, escrever políticas e procedimentos, etc. Então, quais são as habilidades das outras pessoas? ? Alguém parece não estar tão ocupado e ter ótimas habilidades organizacionais? Hmm, incrível. Eu os colocaria para trabalhar inventariando tudo que você tem à sua disposição. Se ninguém estiver disponível, essa ainda é a primeira tarefa para você. Descubra com o que você está trabalhando e veja como você pode usá-lo da melhor forma para atingir os requisitos estabelecidos para o seu departamento. Em seguida, formule um plano de ação, que parece que você já está fazendo postando aqui para obter ajuda.

Então, com esse plano, eu passaria pela hierarquia corporativa apenas para CYA .

As coisas que eu estaria olhando nesse plano seriam:

1. Você pode usar qualquer hardware e software existente, ou precisará orçamentar para novos itens?
2. Você tem alguma mão de obra? Se não, como você pode automatizar as coisas para que você não esteja ocupado demais com tarefas domésticas.
   3. Finalmente, como você vai mesclar 1 e 2 juntos para tornar o projeto o mais rápido possível.

É essencialmente como eu começaria. Organizaria então todo o equipamento restante em uma pilha obsoleta e potencialmente útil na pilha do futuro e obteria autorização para despejar a pilha obsoleta. Confie em mim, se não for tocado em 6 meses ele nunca será tocado novamente e você acabará acumulando-o até que o inferno congele e em um ambiente de pequena empresa (pelo menos na minha experiência), o espaço é um prêmio. / p>

Depois de ter o plano rolando, fique de olho no que você está fazendo e continue perguntando "por que estou fazendo isso?". A eficiência é a chave para obter um bom funcionamento do departamento e a automação é útil se você estiver com pouca mão-de-obra ou se for um espetáculo de um homem só.

No que diz respeito a hardware e sistemas que você usa, isso é pura preferência pessoal, mas eu prefiro usar nomes de marcas (como Cisco IP Phones e desktops da Dell) que tenham sistemas de suporte para ajudá-lo. Caso contrário, você fica atolado no básico do departamento de TI. Você também pode usar uma intranet com um sistema de bilheteria de helpdesk para que as pessoas não estejam entupindo seu e-mail ou telefone pedindo ajuda.

No que diz respeito a sistemas de mensagens, existem alguns sistemas decentes de mensagens dentro do escritório que eu gosto. Você pode ir de Pidgin para RabbitMQ ( livre para uso comercial também). Ou como uma casa PHP / Java, você sempre pode criar seus próprios.

Eu percebo que esta não é uma resposta muito completa, mas espero que seja um começo e talvez de alguma utilidade. Eu tenho experiência fazendo exatamente o que você está fazendo e estou em casa na minha empresa atual fazendo apenas isso em um orçamento pequeno. Cuidado, vai demorar o dobro do tempo que você pensa. Eu pensei que estaria em funcionamento em 6 meses, mas depois de 9 meses eu estou com cerca de 60% do caminho!

    

Answer 2

É sobre a ordem que eu faria as coisas:

1. Aprenda tudo. Esta é sem dúvida as etapas mais importantes. Fale com os desenvolvedores sobre o que é executado nos servidores e como eles interagem, leia o manual do sistema telefônico, siga os cabos ao redor. Peça a alguns dos funcionários que façam uma lista rápida dos softwares que eles usam muito e leiam esses programas se não estiverem familiarizados com eles. Certifique-se de entender quem são os provedores de serviços de TI e saiba quem na empresa lida com essas contas e tem acesso a essas contas. Aqui está a coisa mais importante a saber: descobrir quem é responsável ou entender cada sistema, para que, se você não entender, saiba a quem perguntar.
2. Invente tudo, para ter uma ideia do que você tem e do que você precisa. Procure soluções de inventário de código aberto, como o Tracmor (versão paga do SaS disponível em tracmor.com ).
3. Analise suas necessidades. Os funcionários estão com poucos computadores? Alguma coisa envelhecendo e precisa ser substituída? trabalhe com seus superiores para descobrir seu orçamento e fazer um plano para substituir ou comprar um novo hardware para atender às necessidades no momento.
4. Descubra se há algum problema que precisa ser corrigido agora. Converse com todos os funcionários (cara a cara se você puder, não há muitos) e veja se eles estão cientes de qualquer problema com o ambiente de TI no momento. Faça um plano para consertar isso.
5. Configurar comunicações. É uma empresa pequena, então isso é fácil. Certifique-se de que todos os funcionários saibam quem você é e que eles possam relatar problemas para você. Tenha algum tipo de forma formal e gravada para eles fazerem isso. Se você gosta, pode configurar um rastreador de tickets ou apenas fazer com que eles enviem e-mails para você e classifique os e-mails.
6. Agora você está em manutenção. Continue aprendendo mais sobre os sistemas, aproveite seu tempo livre e preste atenção em qualquer coisa que esteja funcionando abaixo do ideal.
7. E essa é a parte divertida: começar a melhorar os recursos de TI. Descubra o que os funcionários acham que pode tornar seu trabalho mais fácil ou mais eficiente e pesquise soluções. Existem muitos produtos por aí (muitos deles FOSS) que afirmam que eles melhorarão seus negócios, investigarão quais serão os que você realmente acha e farão um plano para implementá-los.

Faça planos e acompanhe-os : ter muitas tarefas a realizar pode ser esmagador, por isso mantenha-as muito bem organizadas e priorize-as. Quando você tem uma ideia clara do que precisa ser feito e quando, é menos estressante.

Comunique-se : certifique-se de que os outros funcionários saibam como entrar em contato com você e saiba como as coisas estão funcionando e como as coisas podem funcionar melhor. Em uma loja técnica, seus "clientes departamentais" provavelmente estão resolvendo a maioria dos problemas por conta própria, o que pode ser uma bênção e uma maldição. Diga-lhes para avisá-lo quando encontrarem um problema com um sistema, e para lhe dizer como o corrigiram se o tiverem feito (dessa forma, você saberá como consertar isso se acontecer com outra pessoa).

Existem muitas ferramentas gratuitas que podem ser suas melhores amigas. Olhe para Spiceworks , sua versão gratuita minimamente suportada por anúncios vai aranha sua rede local, faça o login em todos os computadores e inventariar seu hardware e software. Ele mantém um registro de tudo isso e alerta para problemas (software desatualizado, hardware com falha, etc.). O tempo todo tem um sistema de ticket simples embutido.

Tenho certeza de que você já viu um milhão de anúncios, mas o Splunk é realmente uma ferramenta útil para diagnosticar esses servidores, e é grátis para um ambiente pequeno. Se a equipe de desenvolvimento não a usar, provavelmente acharão que é uma ferramenta útil para eles também.

    

Answer 3

Corra, corra pelas colinas!

Você sabe seriamente em que você está se metendo? É o que me diz - um gerente de TI que trabalha na indústria há mais de 20 anos.

Não estou duvidando de suas habilidades, mas é difícil para um veterano experiente entrar em uma empresa com uma infra-estrutura de TI estabelecida e assumir seu gerenciamento, quanto mais ter o duplo impacto de nenhuma infraestrutura E você está aprendendo Gerenciamento de TI na mosca.

Agora, em uma nota mais formal: sua organização não é tão grande, presumo que eles tenham confiança em suas habilidades e você faz isso ...

1. Identifique o objetivo comercial, se ainda não o fez.
2. Identifique os principais sistemas e serviços que ajudam a empresa a fazer o que eles fazem e garantir que tudo esteja documentado - você deve ter os dois Procedimentos Operacionais Padrão para eventos críticos de negócios e um Plano Operacional Principal que inclua os SOPs + Recuperação de Desastres e Planos de continuidade de negócios.
3. identifique os principais interessados (funcionários e fornecedores) em todos os aspectos do que você está ali para fazer e mantenha-os informados, busque seus conselhos, desejos, preocupações e experiências.
4. Identifique os riscos e exposições orientados pela TI que impedirão os negócios de fazer o que fazem.
5. Coloque um valor nos custos de não fazer negócios por qualquer período de tempo.
6. Identifique quais recursos você já possui internamente para reduzir os riscos (backups, kits extras, sites remotos etc.).
7. Identifique o déficit na mitigação de risco e quanto custará para consertar o buraco.
8. Veja se você tem algum orçamento para reduzir os riscos e decidir o que isso permite fazer.
9. Somente quando você tem um plano sólido para todos os itens acima, você pensa em implementar coisas novas e fazer mais mudanças além daquelas que você precisa fazer para o que foi dito acima. Algumas tarefas podem se sobrepor, mas os fundamentos precisam estar certos também.

Ok, você pode estocar alguns teclados extras e mouse pads, mas e quando o ar-condicionado começar a pingar água em algum kit na sala do servidor (se você tiver um) - nós tivemos isso na semana passada e tivemos para implementar contingências à medida que a temperatura subia para 30ºC e todos os servidores começaram a soar como se estivessem decolando enquanto dirigiam seus ventiladores com tanta força.

Você permanece calmo em uma crise, não é mesmo?

Espero que tudo corra bem.

    

Answer 4

Isto é para a abordagem estratégica. Pequenas empresas geralmente crescem muito em um período de tempo muito curto. Esta seria uma estrutura para você não obter um esgotamento se tal situação ocorrer.

Desde que eu estou vindo da escola de negócios (gerenciamento de TI), minha resposta pode ser diferente do que eu li aqui até agora. Vou usar uma abordagem estratégica em vez de técnica. Você também pode desculpar minhas habilidades de escrita, pois minha língua materna é o francês. Isso pode não ser diretamente aplicável, já que é uma empresa muito pequena - isso não é uma estrutura para um exército de TI individual -, mas a partir do bom caminho você estará preparado para o crescimento. Isso é inspirado no framework ITIL para gerenciamento de serviços de TI, usado pelos grandes corporações em todo o mundo.

Do meu ponto de vista, o primeiro passo na "criação" de um departamento de TI não é saber o que ele possui, mas saber o que ele oferece (ou de outro ponto de vista, quais são os outros departamentos / unidades de negócios que precisam de você ). O departamento de TI oferece um serviço . Depois disso, você deve sempre ser capaz de planejar, avaliar, obter orçamentos e fornecer um bom serviço (às vezes recusando com bons pontos alguns trabalhos versus os recursos disponíveis para o departamento de TI) (fale inglês: tudo é possível se você me der 2.000 homens e fluxo de caixa infinito).

Tomando essa premissa, você deve começar obtendo quais serviços são esperados de seu departamento . Pode ser qualquer coisa relacionada à TI (nesse estágio, pode parecer que eles estão perguntando mais do que é possível, é melhor saber disso no início e obter alguns recursos do que obter um bom esgotamento) alguns exemplos:

corporação ampla: - uma rede de telefonia VoIP em funcionamento; - uma infra-estrutura de TI em funcionamento (intranet, diretório LDAP / ativo, e-mails, impressoras, etc.) - uma infraestrutura de backup; - estações de trabalho em funcionamento;

para departamentos específicos: - softwares (contabilidade, compras, faturamento, estoque, RH, gestão do conhecimento, etc.) - Suporte de TI;

Você pode então escrever alguns contratos de nível de serviço (SLAs) para os serviços que espera oferecer. Isso é um contrato. Isso ajudará você a avaliar quais recursos (tempo, dinheiro, seres humanos) você precisará para cumprir seu dever. Isso também garantirá que todas as partes estejam cientes do que recebem. Isso irá protegê-lo de sobrecarga de tarefas porque seu planejamento foi baseado apenas nesses serviços e se alguém vier e pedir, por exemplo, para gerenciar 6 novos servidores, você saberá que obterá mais patches para aplicar, mais backups, etc. e você precisará de mais recursos. Os SLAs podem incluir tempo de atividade, janelas de manutenção, incidentes aknowledge_time response_time resolution_time e um acordo sobre as métricas usadas para avaliar os serviços fornecidos pelo departamento de TI.

Agora que você (e seus clientes: os outros departamentos) sabem o que você deve fazer, convém saber o que você precisa fazer. Tempo de inventário , veja as postagens acima. O melhor de tudo é que seu banco de dados de ativos seja atualizado automaticamente. Usando ferramentas de descoberta / scripts para inserir os dados como servidores de firmware, softwares, bancos de dados e versões do sistema operacional, etc. Desde que é uma pequena empresa, ainda é factível à mão. Este banco de dados, vamos chamá-lo de banco de dados de itens de configuração (CMDB) deve sobreviver a você no corp. Você o usará quando vulnerabilidades críticas forem encontradas para saber quais hosts são vulneráveis, para fazer compras, avaliar as necessidades de patches, lembrar o endereço IP específico de host.wtf, datas de início e término das licenças (com lembretes 1 mês antes da expiração contratos de manutenção, etc.

Agora você sabe o que fazer, como medir e o que você tem. Como todos os departamentos estão funcionando com um orçamento , seu departamento de TI precisa que um seja respeitável. Avalie e redija um orçamento, dependendo da empresa que pode ser solicitada a fazê-lo trimestralmente. Se você deixar para os outros ... boa sorte.

Theres muito mais, mas há trabalho por 3-4 meses em tempo integral neste ... pelo menos, desde que você não tem um gerente para fazer isso por você e você tem suas tarefas regulares para cumprir também. Que isso te ajude.

Dicas aleatórias:

• faça seu trabalho : ou seja, faça TI, não faça compras, não faça eletricidade, não conserte a máquina de café. Por exemplo: prepare o pedido de compra, obtenha a cotação do fornecedor, mas deixe o pedido e faça o acompanhamento para alguém que já o faça.

Answer 5

Para um sistema de mensagens, usamos os aplicativos do Google. Você pode usar seu próprio nome de domínio para a conta do Gmail, conversas podem ser registradas se você desejar, e você pode usar praticamente qualquer cliente de bate-papo que você quiser.

Como outros já mencionaram, o estoque é uma grande coisa. Hardware e software. Licenças de documentos (!).

Se você criar algo novo, documente-o. Se você aprender algo novo, documente. Se você descobrir como um serviço atual está sendo executado, documente-o. Em outras palavras, pense nisso como o começo da sua biblioteca de documentação .

Trabalhe com o gerenciamento para encontrar as necessidades que eles têm (já que eles não têm um departamento de TI) e priorize essas necessidades. Então obtenha sua aprovação para a priorização.

Você será o cara responsável, por isso você precisa entender essencialmente como tudo funciona, desde a rede até a administração do servidor, até o suporte da área de trabalho.

Depois de tudo isso, você pode começar a se preocupar com segurança, políticas e procedimentos, expansões, fim de ciclo de vida de hardware, compras, etc, etc, etc. :) Você estará muito ocupado!

    

Answer 6

Esta é a parte tática. Isso tem em mente que sua empresa pode crescer rapidamente. Essa é a diferença entre trabalhar para você ou trabalhar para uma empresa (bem, é isso que eu acho).

---- > Gerenciamento de estoque

Obtenha um espaço reservado e bloqueado para seu inventário de TI. (3 chaves de redundância, pode ser uma sala, cacifo, ..?) Tente dividir em locais (caixas, prateleiras, use qualquer coisa para dividir o espaço).

Crie uma convenção de nomes para seu hardware e locais.

Obtenha um rotulador (como um P-Touch) e um rótulo seguindo a convenção.

Mantenha um inventário. O contador pode já ter um software que poderia ajudá-lo a acompanhar e isso tem o valor mais que ele irá ajudá-lo a depreciação do estoque. Evite o bloco de notas ou você vai pagar por isso um dia. O Excel / Free Office Calc com regras de integridade de dados pode ser palatável, pois pode ser importado facilmente em um aplicativo de inventário futuro. O Lansweeper é um bom freeware para isso (requer o MS SQL Server).

ATUALIZE SEU INVENTÁRIO. Ao mover coisas, ao receber material novo, etc. ou educar os usuários ao fazê-lo.

---- > Mensagens do Interoffice, acesso remoto, etc.

Não, nunca, esqueça os backups . E teste seus backups. Ok, esse ponto é feito. Dependendo da sua atual infraestrutura de TI, o LogMeIn pode não ser a melhor solução. Há firewalls, proxies, etc. Se não, você precisará disso, não confie nos usuários.

Uma abordagem mais profissional seria a configuração de uma VPN segura para o (s) seu (s) servidor (es) administrativo (s) e / ou intranet para computação remota.

Para as mensagens entre escritórios, vale tudo, você deve procurar apenas algo que possa ter controle . O que foi sugerido por Ryan M. parece com isso. Se alguém for demitido, não é divertido se ele puder falar com o cliente como ele é na empresa.

---- > Organização

Elabore uma nova lista de verificação para funcionários do que você precisa fazer e peça ao RH ou a qualquer pessoa que contratar para enviar um e-mail antes que um novo funcionário chegue. Não é divertido saber o dia exato em que o funcionário chega e você tem um aplicativo que caiu e espera que um pedido chegue a ter que criar nome de usuário e senha, etc., para o novo recebimento. E então, ao imprimir o papel para o novo cara, a impressora atola.

Aprenda a usar uma agenda ou um PDA ou Outlook ou algo assim. Existem alguns frameworks para o uso de coisas como 'Getting thing Done'. Você receberá pedidos de todo o planeta e em algum momento até mesmo de outros planetas. Agende tarefas como 'fazer o inventário' e 'testar backups'.

Escreva documentação sobre o que você faz tecnicamente quando faz isso. E desenvolva um sistema de arquivamento para conhecimento.

Desenhe diagramas do processo de negócios . Você poderia usar o framework BPMN por exemplo. Então, todo mundo sabe como as coisas são feitas, o fluxo de trabalho e é fácil treinar novas pessoas.

Solicitar solicitações de e-mail Não aceite fazer perguntas quando solicitado enquanto estiver fazendo outra coisa.

Prepare formulários para as solicitações mais comuns . Você garantirá que obterá todas as informações necessárias na primeira vez e não perderá tempo solicitando os detalhes de que precisa. Você pode se referir a "solicitações mais comuns" como "Solicitações de serviço". Eu sei que é burocrático, mas você pode adicionar um número único para eles, então você pode rapidamente se referir a 'eu vou precisar do formulário Win-102 para isso'.

Obter um vulcan eles não têm emoções e boa memória.

Seguir todos esses princípios deve evitar que você se sinta bem no ventilador. Mostre isso ao seu chefe e peça um aumento. Dois aumentam, já que você está fazendo 3 trabalhos.