Melhores práticas para compartilhamento de arquivos de rede?

Question

Portanto, temos um compartilhamento de arquivos que foi iniciado há 10 anos e começou com as melhores intenções. Mas agora ele ficou inchado, há arquivos lá que ninguém sabe quem os colocou lá, é difícil encontrar informações, etc. Você provavelmente conhece o problema. Então, o que eu estou querendo saber é o que as pessoas fazem nessa situação. Alguém sabe de um programa decente que pode passar por um compartilhamento de arquivos e encontrar arquivos que nenhum corpo tocou? Arquivos duplicados? Alguma outra sugestão para limpar essa bagunça?

Bem, o compartilhamento de arquivos é baseado no Windows e é quase mais de 3TB. Existe um utilitário lá fora que pode fazer alguns relatórios para mim. Nós gostamos da ideia de ser capaz de encontrar algo mais antigo que 6 meses e depois levá-lo para o arquivo, só que o problema é com um compartilhamento de arquivos tão grande que poderia ser muito difícil de fazer manualmente.

    

Answer 1

Aconselhamos os Clientes a "queimar a terra" e começar de novo, muitas vezes.

Ainda estou para ver uma boa solução que funcione e que não envolve a participação de partes interessadas não relacionadas à TI. O melhor cenário que já vi é um cliente que teve gerenciamento identificar "administradores" de várias áreas de dados e controle delegado dos grupos AD que controlam o acesso a essas áreas compartilhadas para os "administradores". Isso funcionou muito, muito bem, mas exigiu algum treinamento por parte dos "mordomos".

Veja o que sei que não funciona:

• Nomeando usuários individuais em permissões. Use grupos. Sempre. Toda vez. Sem falta. Mesmo se for um grupo de um usuário, use um grupo. Funções de trabalho mudam, a rotatividade acontece.
• Permitir que usuários não-TI alterem as permissões. Você vai acabar com o "computador Vietnã" (as partes envolvidas têm "boas" intenções, ninguém pode sair e todo mundo perde).
• Tendo idéias muito grandiosas sobre permissões. "Queremos que os usuários possam gravar arquivos aqui, mas não modificar arquivos que já tenham escrito", etc. Mantenha as coisas simples.

Coisas que eu vi funcionar (algumas bem, outras não tão bem):

• Publique um "mapa" indicando onde vários tipos de dados devem ser armazenados, geralmente por área funcional. Este é um bom lugar para fazer entrevistas com vários departamentos e aprender como eles usam compartilhamentos de arquivos.
• Considere o "back billing" para uso do espaço ou, no mínimo, publicar regularmente um "quadro de líderes" dos usuários do espaço departamental.
• Eu mencionei grupos de nomenclatura exclusivamente com permissões?
• Desenvolva um plano para áreas de dados que "cresçam sem limites" para colocar dados antigos "offline" ou "nearline". Se você permitir que os dados cresçam para sempre, isso levará seus backups até o infinito.
• Planeje algum tipo de tendência para uso de espaço e crescimento de pastas. Você pode usar ferramentas comerciais (alguém mencionou o Tree Size Professional ou o SpaceObServer da JAM Software) ou você pode codificar algo razoavelmente eficaz com um programa "du" e alguma "cola" de script.
• Segmentar compartilhamentos de arquivos com base em "SLA". Você pode considerar ter um compartilhamento "crítico para os negócios" que cruze as linhas departamentais e um compartilhamento "bom ter em execução, mas não crítico". A ideia é manter o compartilhamento "crítico para os negócios" segregado para fins de backup / restauração / manutenção. Ter que fazer negócios para restaurar 2TB de arquivos do backup, quando tudo o que era realmente necessário para os negócios era de cerca de 2GB de arquivos, é um pouco bobo (e eu vejo isso acontecer).

Answer 2

Concordo com o Evan que começar de novo é uma boa ideia. Eu fiz 4 "migrações de arquivos" ao longo dos anos na minha empresa atual, e cada vez que configuramos uma nova estrutura e copiamos (alguns) arquivos, fizemos o backup dos arquivos compartilhados antigos e os colocamos offline.

Uma coisa que fizemos em nossa última migração pode funcionar para você. Tivemos uma situação um pouco semelhante com o que chamamos de unidade "comum", que era um lugar onde qualquer um podia ler / escrever / apagar. Com o passar dos anos, muita coisa se acumulou lá, enquanto as pessoas compartilhavam coisas entre os grupos. Quando nos mudamos para um novo servidor de arquivos, configuramos um novo diretório comum, mas não copiamos nada para os usuários. Nós deixamos o velho Common no lugar (e o chamamos de Old Common), o tornamos somente leitura, e dissemos a todos que eles tinham 30 dias para copiar qualquer coisa que quisessem para os novos diretórios. Depois disso, ocultamos o diretório, mas o desmembramos quando solicitado. Durante essa migração, também trabalhamos com todos os departamentos e criamos novos diretórios compartilhados e ajudamos as pessoas a identificar duplicatas.

Usamos o Treesize há anos para descobrir quem está usando o espaço em disco. Nós experimentamos o Spacehound recentemente e alguns de meus colegas de trabalho gostam dele, mas eu continuo voltando para o Treesize.

Após nossa migração mais recente, tentamos configurar uma estrutura de arquivamento que as pessoas pudessem usar por conta própria, mas ela não funcionou muito bem. As pessoas simplesmente não têm tempo para acompanhar o que está ativo e o que não está. Estamos analisando ferramentas que poderiam fazer o arquivamento automaticamente e, no nosso caso, trabalharia para mover periodicamente todos os arquivos que não foram tocados por 6 meses para outro compartilhamento.

    

Answer 3

Em 3TB você provavelmente terá muitos arquivos desnecessários e lixo duplicado lá. Um método útil que eu encontrei é fazer pesquisas, começando por arquivos > 100MB (eu posso até subir para 500MB no seu caso) e depois abaixá-lo. Torna o trabalho de encontrar os desperdícios de espaço reais mais gerenciáveis.

    

Answer 4

Você pode considerar apenas o arquivamento geral com mais de seis meses para outro compartilhamento e observar os acessos a esse compartilhamento. Arquivos que são acessados de forma consistente que você pode colocar de volta no servidor principal.

Outra opção é algo como o Google Search Appliance . Dessa forma, você pode permitir que o aplicativo do Google descubra com inteligência o que as pessoas estão procurando quando pesquisam coisas e elas "arquivam", colocando documentos menos acessados mais abaixo na página de pesquisa.

    

Answer 5

Em nosso servidor de arquivos do Windows 2003 R2, usamos a funcionalidade interna de geração de relatórios do File Resource Monitor, que enviará a você listas de arquivos menos usadas junto com outros relatórios.

    

Answer 6

Minha primeira tarefa seria usar um gerenciador de arquivos corporativo / analisador / repórter / como você quiser chamá-lo, como TreeSize Professional ou SpaceObServer . Você pode ver quais arquivos estão onde, classificar por dados de criação, data de acesso e um host de outro critério, incluindo estatísticas sobre tipos de arquivos e proprietários. O SpaceObServer pode varrer vários sistemas de arquivos, incluindo sistemas Linux / UNIX remotos através de uma conexão SSH. Isso pode dar uma ótima visibilidade da sua coleção de arquivos. De lá, você pode "dividir e conquistar".

    

Answer 7

Talvez o primeiro passo seja ter uma ideia do tamanho do problema. Quanto espaço está ocupado pelo compartilhamento de arquivos? Quantos arquivos estamos falando?

Se você tiver sorte, descobrirá que certas partes do compartilhamento de arquivos seguem as convenções de nomenclatura, por usuário, por processo de negócios ou por departamento. Isso pode ajudar você a dividir a tarefa de fazer a triagem dos arquivos.

Na pior das hipóteses, você pode colocar tudo offline e esperar para ver quem reclama. Então você pode descobrir quem eles são e para que eles estavam usando. (Mal, mas funciona.)

    

Answer 8

Acho que a melhor solução é mudar para uma nova unidade. Se o número de pessoas que acessam o compartilhamento for razoável, pergunte e descubra quais partes são realmente necessárias. Mova-os para o novo compartilhamento. Em seguida, incentive todos a usar o novo compartilhamento. Depois de algum tempo, retire o compartilhamento antigo. Veja quem grita e mova os dados para o novo compartilhamento. Se ninguém pedir algo por 3-6 meses, você pode excluir ou arquivar com segurança.

    

Answer 9

Mova todos os dados existentes para uma nova pasta compartilhada somente leitura: se o usuário final precisar atualizar um arquivo, ele poderá copiá-lo para a nova unidade compartilhada.

Dessa forma, todo o material antigo fica disponível, mas eu posso tirar o agendamento de backup.

Além disso, uma vez por ano, eu removo pastas (depois de verificar se o arquivo está em boas condições) que não foram atualizadas / acessadas por três anos.