Armazenamento a longo prazo de dados críticos de negócios

Question

Este é realmente complicado, e até certo ponto não é um problema técnico, e pode não pertencer aqui, mas

Server Fault is for system administrators ... who manage or maintain computers in a professional capacity

E eu faço .. e esta é uma das minhas tarefas ... Enfim.

Imagine que você tenha 5000 + páginas frente e verso em A4. Dados da empresa, todos os negócios críticos. Você precisa fazer o backup de alguma forma. As soluções propostas até agora são:

1. PDF - > Armazenamento on-line
2. PDF - > DVD / BluRay / Tape
3. PDF - > Unidade portátil de HDD / SSD / Flash.
4. Compre / alugue / contrate / 'roube' uma grande fotocopiadora e faça cópias.
5. ???

Problemas imediatos com o acima:

1. E se o parceiro de armazenamento falhar?
2. Os DVDs apodrecem com o tempo. Fitas de forma semelhante.
3. Eles também quebram com o tempo.
4. Caro Lento. Pesado. Não é favorável a árvores.

A (s) pergunta (s):

Qual é o padrão-ouro para preservação e arquivamento de dados a longo e médio prazo? Você já resolveu um problema semelhante no local de trabalho?

Após o carregamento inicial, há algum requisito para adicionar à coleção cerca de 100 páginas por mês. A recuperação deve ser possível, facilmente, mas provavelmente é pouco frequente.
Idealmente, eu gostaria de garantir que a solução será viável muito depois de eu ter saído da empresa, e que não será necessária uma grande quantidade para mantê-la, então armazenar muitos DVDs não é apenas não ideal, mas também não é ideal. uma boa solução a longo prazo.

Embora apenas fazer cópias em papel seja certamente o mais fácil, não é o mais ecologicamente correto, não por um longo caminho. Também não é muito gerenciável, difícil de pesquisar, indexar e assim por diante. Combinado com pesado e difícil de armazenar fisicamente.

Eu gosto bastante da ideia, em princípio, de ter tudo armazenado eletronicamente, mas o mecanismo real de fazer isso precisa ser transparente e fácil. Eu realmente não quero ser responsável por isso para sempre e um dia, apoiando os usuários do escritório enquanto eles aumentam e perdem documentos. Eu também não quero depender de um único fornecedor de armazenamento, e se o Dropbox (nós tivermos uma ATM de solução de backup on-line, mas não é o Dropbox) quebrasse ou experimentasse um evento catastrófico, quantas empresas quem está usando seus serviços seria o riacho, sans paddle?

Existe alguma flexibilidade orçamentária aqui, mas suspeito que qualquer coisa que custe mais do que nosso backup on-line atual (que é como 2500USD / ano) seria vista menos que favoravelmente, comparado a colocá-la em uma caixa de sapatos embaixo da cama. Que é sem dúvida o que aconteceria se eu não fizesse nada e me demitisse amanhã.

Alguma idéia?

-Editar -

A razão para fazer isso é dupla.

1) fornecer um backup seguro sensato de papelada crítica de negócios no caso do escritório queimar.

2) para satisfazer as leis de arquivamento de dados WRT uk tax law para empresas e assim por diante.

Editar 2:

Ter algum mecanismo para indexar os documentos também seria muito útil.

    

Answer 1

Manter os dados em um formato como o PDF provavelmente é seguro, porque existem ferramentas gratuitas para lê-lo. O volume de dados que você está falando é relativamente pequeno (1.200 páginas / ano), portanto, mesmo em uma resolução de 300 dpi, você está falando apenas de dezenas de gigabytes por ano.

O problema do dispositivo de armazenamento físico nunca desaparecerá, no entanto. Qualquer mídia que você use para armazenar dados eletrônicos (fita, ótica, etc) eventualmente precisará ser atualizada para uma mídia mais nova. Planeje e orça para "chutar os dados no caminho" para novos formatos, pois novos formatos substituem os formatos antigos.

Eu provavelmente consideraria a mídia ótica como uma primeira escolha, simplesmente porque você tem poucos dados. Eu também planejo queimar 3x duplicatas de tudo e atualizar a mídia a cada 2 a 3 anos.

Se a mídia ótica for muito pequena, eu usaria a fita LTO e atualizaria a mídia a cada 4 - 5 anos. Isso vai ser muito caro, no entanto, para uma quantidade tão pequena de dados.

    

Answer 2

Existem sistemas específicos que usam internamente DVDs e migram os dados para novas mídias de vez em quando. Procure por preservação digital.

Como os requisitos de armazenamento aumentam rapidamente, é aconselhável mudar para um tipo de mídia mais novo e maior a cada poucos anos.

Supondo que você tenha os dados em formato de papel, é necessário:

1. Listar os dados na entrada de email. Isso pode significar dar a cada folha um código de barras exclusivo.
2. Digitalize. Use o identificador de código de barras como nome de arquivo. Arquivar o papel.
3. Arquive os dados. Coloque os dados em um sistema de arquivamento seguro de revisão. Um servidor de arquivos não será bom o suficiente porque algo pode acontecer com os arquivos se eles forem acessíveis por gravação.
4. Torne a leitura acessível para outros sistemas.

No caso dos clientes, são todas as faturas de grandes organizações que precisam ser transferidas para o sistema on-line (SAP). O armazenamento de arquivos passou por várias iterações até agora. Atualmente eles estão se movendo para o blue ray.

Por outro lado, hoje em dia tudo vai para os discos, então talvez algo nesse sentido seja o seguinte: link

    

Answer 3

Nossa solução: Digitalizar para PDF - > Backup para fita

Temos um scanner de documentos, ~ 30 páginas / min e produz arquivos PDF com OCR. Nós os apoiamos em Tape (LTO4 especificamente), que tem uma vida útil de 50 a 100 anos (encontrar uma unidade de fita pode ser difícil no tempo, mas há locais de recuperação de dados que ainda recuperam 8 "disquetes ao redor).

    

Answer 4

Acho que o novo serviço Glacier da Amazon é uma oferta interessante neste espaço.

O

Amazon Glacier é otimizado para dados que são acessados com pouca frequência e para os quais tempos de recuperação de várias horas são adequados. Com o Amazon Glacier, os clientes podem armazenar de maneira confiável grandes ou pequenas quantidades de dados por apenas US $ 0,01 por gigabyte por mês, uma economia significativa em comparação com as soluções locais.

    

Answer 5

Primeiro passo, Backup: OCR os documentos e, em seguida, reorganizar todas as palavras em uma série de romances sobre a Igreja Católica, o Opus Dei e os Templários. Você deve ter dados de entrada suficientes para cerca de 10 romances e cerca de um a cada ano para sempre. Manter uma tabela de consulta que contenha a localização original das palavras nos documentos de origem (na ordem de origem) e sua localização final nos romances; armazene palavras duplicadas em uma entrada na tabela. Assegure um acordo de publicação e obtenha milhões dos romances publicados. Use a receita das vendas de livros para financiar a operação de OCR e de rearranjo de palavras. Shred os documentos originais e vendê-los como cama de hamster. Ocasionalmente, pode ser necessário fazer pedidos de crucifixos, antimatéria ou passagens aéreas para locais exóticos, se você achar que está perdendo o vocabulário de seus documentos de entrada.

Segunda etapa, Recuperação / acesso: Não há necessidade de armazenar cópias dos dados - tudo que você precisa é da sua tabela de consulta e de uma livraria de segunda mão.

Como a tabela de pesquisa é seu ponto único de falha, você ainda precisará fazer isso. Graças ao esquema de codificação huffman empregado, isso será bem pequeno, comparado aos seus documentos de entrada, então provavelmente poderia ser copiado para o DVD. Para backup externo, sente-se diante de uma lareira e leia a tabela de consulta, enquanto se filma. Coloque sua peça de performance de vídeo na fusão de arte e tecnologia na Galeria Tate Modern, em exibição permanente.

    

Answer 6

Pouco cedo demais para comprar, mas parece que a HDS criou um mecanismo de armazenamento de dados permanente baseado em quartzo - use o LER .

    

Answer 7

Eu tenho que apresentar o Humyo.com (comprado pela Trend Micro - cujo nome do meio é segurança)

Eles criptografam todos os dados do usuário e seus servidores estão hospedados no Banco da Inglaterra em um cofre.

Bastante seguro:)