O software de backup deve ser executado como "um usuário com o menor nível de privilégio necessário para que ele leia e faça backup de todos os arquivos dos quais você deseja fazer backup".
Normalmente, isso significa root
(ou alguma outra conta UID 0) em sistemas Unix e um membro do grupo Backup Operators
em versões recentes do Windows.
Alguns softwares de backup do Windows que não aproveitam a funcionalidade Backup Operators
podem precisar ser executados a partir de uma conta de Administrador Local ou de Administrador de Domínio, mas eles devem ser extremamente raros e se você estiver usando um software de backup específico para Windows não deveria acontecer ...