Prós / contras de mudar do Exchange para o GMail

Question

Somos uma empresa sem fins lucrativos de tamanho médio-grande, com cerca de 1000 funcionários e voluntários, e há anos que utilizamos o MS Exchange (atualmente 2003) para o nosso sistema de correio.

Eu participei recentemente de uma conferência do Google em que eles estavam postulando que "a computação em nuvem é o caminho do futuro" e incentivando-nos a mudar de e-mail com o Exchange para usar o GMail e o Google Apps em tudo.

Além disso, um dos nossos departamentos tem pressionado de dentro para fazer essa transição dentro de seu próprio departamento, se não em toda a organização.

Eu definitivamente posso ver alguns benefícios - como:

1. Espaço de arquivo - nunca parece que temos o espaço que nossos usuários desejam e, claro, quanto mais conseguimos, mais precisamos fazer o backup
2. Agnóstico do SO - O Exchange foi definitivamente criado para o Windows e, com usuários de Mac e Linux em ascensão, esses usuários exigem cada vez mais ferramentas / suporte. O Google oferece isso.
3. Melhor arquivamento - potencial de e-discovery, que não existe de maneira prática com nossa configuração atual.
4. A troca nos aliviaria de uma boa administração do servidor, ofereceria mais opções aos nossos usuários finais e liberaria os recursos do servidor que estamos usando agora para o Exchange.
5. Nosso departamento de TI quer ser visto como uma solução atualizada para problemas técnicos, e essa mudança definitivamente forneceria essa imagem.
6. A infraestrutura do Google é obviamente muito mais robusta do que a nossa e eles empregam alguns dos melhores especialistas em segurança e rede do mundo.

No entanto, também existem algumas desvantagens graves :

1. Estaríamos essencialmente terceirizando um dos nossos sistemas de missão crítica para uma terceira parte
2. A mudança envolveria inevitavelmente o Google Apps e talvez mais também. Isso significa que teríamos muito mais à mercê de uma única senha (potencialmente fraca). (Existe uma maneira de tornar isso mais seguro usando uma senha mais a chave física de algum tipo ??)
3. Nossos dados não permanecerão sob nosso teto - nem mesmo em nosso país (Canadá). Isso, obviamente, tem um impacto positivo no lado da Recuperação de Desastres, mas acho que há potenciais negativos no lado legal.
4. Não imagino que alguém tão grande quanto o Google seja tão responsivo quanto gostaríamos em relação a questões não críticas, como rastreamento de e-mails ausentes etc. (não tenho certeza de quanto acesso teríamos para os registros básicos de e-mail - por exemplo)

Alguém pode me ajudar a avaliar essa decisão?

• Com quais problemas eu estou negligenciando?
• Quais experiências você teve com essa transição (ou o oposto - gmail para o Exchange)
• Você pode adicionar aos pontos que já descrevi?

Answer 1

Um recurso que você pode achar que está faltando é o Outlook. Sim, você pode usar o Outlook com o Gmail, mas não no mesmo nível. Você não pode usar o Outlook para abrir outros calendários ou caixas de correio de usuários, aceitar convites para reuniões ou obter a mesma funcionalidade offline. Para obter todas as funcionalidades do Gmail, você precisa estar usando a interface da Web, algo que alguns usuários não gostarão.

Você menciona os aplicativos do Google e isso pode ser um problema. Os usuários podem ver a opção de abrir anexos nos aplicativos do Google e fazer isso e começar a editar e salvar em aplicativos do Google. De repente, você tem metade dos seus documentos em palavra e metade nos aplicativos do Google.

    

Answer 2

Eu considerei fazer essa mudança em uma escola particular com a qual eu sou voluntário. Decidimos ficar com o Exchange pelas seguintes razões:

1) Re-treinamento do usuário final, eles gostam muito do Outlook.
2) Sendo capaz de encontrar pessoas no diretório do Outlook, tentei encontrar uma maneira de refazer isso com o Google Apps, mas não consegui encontrar uma. Nossos usuários não querem ter que memorizar endereços de e-mail que eles gostam de pesquisar e encontrar a pessoa para enviar e-mail. 3) Confidencialidade. Sim, em teoria, o Google está mantendo nossos dados confidenciais, mas tudo está em um servidor hospedado compartilhado com outros clientes do Google. Eu estive por aí tempo suficiente para saber que acidentes acontecem. 4) Autenticação do usuário. Eu não queria que as pessoas lembrassem de outra senha, elas já têm uma senha insegura. Não preciso de outra senha fraca que esteja ao vivo na Internet. Havia um par de soluções integradas, mas elas pareciam um pouco complicadas. 5) Os caras da minha rede não gostaram da solução, pois criaram registros MX estranhos em nosso domínio.
6) O calendário é muito utilizado e o Outlook não funciona com o Google Calendar, que já foi mencionado.

Lembre-se de que faço todo esse trabalho no meu tempo livre como voluntário, por isso, uma parte importante da consideração foi o trabalho que eu preciso para treinar e converter tudo. Eu geralmente não mexo com algo que está funcionando muito bem. Ross

    

Answer 3

Minha empresa (cerca de 10 usuários) mudou de um provedor de terceiros para o Google Apps e estamos muito satisfeitos com isso.

Nossos usuários mais jovens e flexíveis se dão bem usando o Google Web Client e podem preencher lacunas usando o Mozilla Thunderbird. Nossos usuários mais rígidos não abandonarão o Outlook, e isso pode ser uma fraqueza real à luz das aparentes deficiências do Outlook ao lidar com o IMAP.

Com relação à sua quarta desvantagem, não posso falar com ela, já que não precisamos de uma única solicitação de suporte desde que estivemos a bordo. Houve uma grande interrupção há alguns meses, mas foi embora em poucas horas.

    

Answer 4

Sendo uma organização sem fins lucrativos canadense, seu ambiente regulatório é provavelmente bastante permissivo, portanto, ditames do ediscovery podem não se aplicar a você. Isso é bom a longo prazo, já que lidar com isso é muito caro.

Outra coisa a considerar é como o acesso à conta é tratado durante os eventos de rescisão de funcionários. Certifique-se de que a solução GApps lida com os padrões que você possui. Você não quer que ex-funcionários ainda tenham acesso a documentos.

Além disso, uma pergunta que vai aparecer é como estar logado em mais de uma conta do Google ao mesmo tempo. Um para o trabalho, um para o privado. Esse é o tipo de pergunta que seus técnicos de help desk terão sobre a parede do cubo enquanto estiverem fora ajudando as pessoas, mas isso acontecerá. Você pode precisar definir políticas sobre isso se isso lhe diz respeito.

    

Answer 5

Uma coisa que tem sido verdadeira para nós é o número de aplicativos que se integram ao Outlook e, por extensão, ao Exchange, que não podem ser vinculados ao Gmail. Isso realmente se torna verdade quando você tenta fazer contatos gerentes, VOIP e uma série de outras peças de integração.

    

Answer 6

Além de qualquer outra coisa, você deve considerar os problemas de conectividade e largura de banda: com o Exchange, seu e-mail está dentro do prédio; com o Google, está na Internet. Se você perder a conectividade com a Internet, seus usuários não poderão acessar qualquer coisa . Além disso, o uso do badnwidth aumentará, presumivelmente muito; basta pensar nos usuários que enviam anexos uns aos outros.

    

Answer 7

Acho que uma das maiores desvantagens não mencionada é a questão da privacidade. AFAIK, os dados do Google minam qualquer email que você tenha armazenado no Gmail para fornecer conteúdo de publicidade direcionado. Eu acho que o Gmail não é o único lugar onde eles fazem isso.

O Google não oferece nada de graça. Você realmente precisa determinar os verdadeiros custos envolvidos em uma transição como essa. Para mim, eu não exportaria e-mails (funcionalidades críticas de negócios), nem removeria meu pacote de produtividade de escritório da área de trabalho (perder a rede, você nem pode editar um documento). Eu me esforçaria para manter o máximo possível de operações sob meu teto.

    

Answer 8

O maior problema aqui é provavelmente a privacidade, como apontou a @Joe Internet, mas não é apenas o Google Data Mining.

O governo dos EUA também pode ser.

De acordo com a Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas , os federais obtêm acesso total às suas transmissões de dados sem revisão judicial ou mesmo um mandado. Obviamente, eles também não vêem necessidade de notificá-lo sobre isso, quando o fazem, e tem havido muitos rumores confirmados e não confirmados sobre a NSA usando essa lei excessivamente.

Melhora ainda mais. Sob o Comunicações Armazenadas , eles podem ter acesso a todos os dados armazenados pelo seu coordenador através de um pedido 2703 (d) assim que os dados têm 180 dias.

Se você está lidando com assuntos relacionados à privacidade ou com qualquer tipo de segredos comerciais, considero isso um sério problema.

Então, por que não dar uma olhada em outras opções? Há um número crescente de plataformas Open Source realmente muito úteis que você pode usar. Alguns deles, na verdade, têm uma boa chance de alcançar o Feature Completeness of Exchange em breve. Estou acompanhando esses dois, atualmente, por exemplo: Tine2.0 , SoGO , ...

    

Answer 9

Você está certo quanto à privacidade e questões legais, especialmente como cidadãos canadenses. O governo dos EUA é especificamente permitido e possivelmente até mesmo obrigado a ler quaisquer transmissões da Internet que tenham origem fora dos EUA. De fato, este é o mandato específico da NSA.

Agora, enquanto você pode estar pensando "nós somos uma corporação, não as forças armadas, por que o governo se importa?", por favor, tenha em mente que houve um considerável sofrimento há alguns anos por um contrato da Boeing que bateu Airbus, puramente porque o governo dos EUA leu o e-mail da Airbus e forneceu à Boeing detalhes sobre sua oferta. Você pode pensar que sua empresa não é grande o suficiente para eles se importarem, mas como eles já estão no ramo de ler seu e-mail, quem sabe com o que eles se importam? Isso não é mesmo considerando uma legislação mais recente que diz que a polícia e o FBI podem basicamente passar seus dados (porque seus documentos vivem nos servidores do Google, eles existem em solo americano) em seu tempo livre e sem um mandado. Estas são as coisas com as quais os cidadãos dos EUA têm que conviver, mas os canadenses não o farão, a menos que seu e-mail esteja localizado nos EUA.