Quais são os prós e contras de executar seu próprio sistema Exchange vs. pagar por uma solução hospedada?

Question

Surpreendentemente, depois da longa discussão sobre essa meta pergunta bem conhecida, não parece que alguém perguntou sobre a pergunta que foi usada como exemplo: quais são as desvantagens de executar seus próprios servidores Exchange versus terceirização?

Para minha empresa, vimos a terceirização e a terceirização entrarem e saírem algumas vezes e nos esforçarmos para fazer tudo sozinhos. Usamos soluções hospedadas em funções limitadas (por exemplo, usamos a filtragem de e-mail há vários anos, desde quando era a Bigfish), mas é isso.

Em nenhuma ordem específica, as razões que vêm à mente para manter o Exchange (e a maioria das outras funções) internamente são:

• Responsabilidade: meus chefes sabem quem é responsável por seus dados, seus aplicativos de sistema de informação. Se houver um problema, eles têm alguém no prédio (eu) para ligar para descobrir qual é o problema e quando ele será consertado. Na pior das hipóteses, eles têm alguém que eles podem demitir se houver uma grande confusão.

• Segurança: Estou pensando principalmente em segurança de dados: todos os nossos dados estão em nosso prédio (exceto fitas off-site), estão em backup, estão disponíveis para as pessoas que precisam, acesso a qualquer pessoa fora a empresa é limitada.

• História: não é necessariamente uma ótima razão, mas o departamento de TI interno sempre fez um bom trabalho, nunca teve grandes desastres e a rotatividade de pessoal foi baixa, então há muita confiança Foi construído que podemos fazer o que for necessário - e fazer bem. Outra influência histórica é que temos muitas pessoas (inclusive eu) que voltam muito antes de a Internet decolar, antes que houvesse muitas opções de terceirização.

• Flexibilidade: se nossas necessidades internas exigirem uma configuração incomum, não precisaremos negociar com um fornecedor para obter a configuração.

Answer 1

Eu tenho ido em ambos os lados deste debate, e eu tenho que lidar com a idéia de que não há uma resposta única para a pergunta. Há mais discussões nesta pergunta , voltada para aplicativos personalizados.

Se eu começasse do zero, provavelmente hospedaria e-mails externamente até chegar a 200 a 300 caixas de correio, depois processaria números e analisaria os problemas. Eu não substituiria uma instalação existente a menos que fosse muito datada.

Custo - acho que isso favorece a hospedagem externa
Uma solução hospedada externamente geralmente terá custos constantes, estáveis e muito previsíveis ... muito por usuário por mês. Para todos, mas as maiores instalações, será menor do que o que uma empresa pode fazer. Além disso, os custos para soluções hospedadas internamente tendem a flutuar e serem irregulares e imprevisíveis.

Confiabilidade - favorece hospedagem externa
Quase de certeza, as economias de escala permitem que as empresas de hospedagem construam um sistema muito mais confiável do que uma empresa normal não grande poderá pagar por conta própria.

Responsabilidade - agnóstico Não tenho tanta certeza de comprar o argumento que você faz. Geralmente, é mais fácil demitir um fornecedor do que um funcionário. E (francamente) você não é menos responsável pela solução porque está sendo entregue através de um fornecedor. Você ainda é a "garganta que sufoca" internamente e, em vez de correr para a sala do servidor para verificar as coisas, você entra em contato com o host.

Segurança - IMHO uma lavagem - depende do que a empresa mais teme Os dados são mais seguros contra ameaças externas quando hospedados internamente. Mas o risco é igual para ameaças internas, que são mais desagradáveis. E a empresa de hospedagem certamente terá uma melhor confiabilidade e processos de backup / recuperação, novamente porque as economias de escala permitirão que eles façam isso.

Histórico - depende da empresa Se a TI interna fez um bom trabalho e é bem vista, mudar para um provedor externo será percebido como de maior risco. O outro lado também é verdadeiro. Se a TI for medíocre, um provedor externo pode melhorar as coisas.

Flexibilidade - favorece os internautas na maior parte do tempo Como o OP observou, a implantação interna normalmente pode ser mais flexível em termos de configuração e em termos de quais serviços podem ser oferecidos à organização.

    

Answer 2

Eu concordaria com as declarações feitas por outros cartazes afirmando que não há uma solução "tamanho único". Dito isso, acho que a hospedagem no local do Exchange é uma solução "mais adequada".

Minha experiência é principalmente trabalhar com pequenas instalações do Exchange (até 2.500 caixas de correio) e eu ainda não vi os "horrores de TCO" que eu li em panfletos comerciais (principalmente anúncios, na verdade) re: Exchange. Configurado corretamente em hardware sólido e confiável, com um esquema de backup testado e confiável, o Exchange funcionou muito bem para mim. Com isso em mente, eu teria dificuldade em terceirizar o e-mail para qualquer cliente que fosse grande o suficiente para pagar um computador servidor no local em seu escritório. O Windows SBS 2008 define a barreira financeira para a entrada muito baixa (ou seja, não há muitos meses de encargos recorrentes por caixa postal para empatar).

Supondo que eu tenha um computador servidor no local, parece tolo enviar todos os meus e-mails internos de usuário para usuário para um servidor na Internet, apenas para trazer o direito de volta para baixo novamente. Arquivos OST no Outlook certamente ajudam, mas a mensagem ainda tem que voar para a "nuvem" e voltar novamente sem uma boa razão.

Para meus clientes, a conectividade com a Internet geralmente vem nos sabores do provedor de cabo de monopólio local ou do monopólio local de telecomunicações. A conectividade com qualquer largura de banda de upload suficiente para lidar com até mesmo dezenas de usuários custará um centavo, já que as ofertas de serviços locais do ISP são strongmente direcionadas para ofertas de serviço ao consumidor (cabo, xDSL) com largura de banda assimétrica.

Eu gostaria de fazer alguns números, mas estou na hora certa de manhã. Se me lembro, esta noite eu vou ter uma recente (última semana) implantação de cliente do SBS 2008 e dividir os custos para a instalação e migração para o Exchange, e podemos ver o que o break-even parece para uma solução hospedada . (Dado que este servidor estará fazendo mais do que hospedar o Exchange, acho um pouco injusto, mas aceitarei esse handicap e veremos como ele se parece.)

    

Answer 3

(este ponto será do meu ponto de vista tendencioso)

Corporações com poucos funcionários, mas com grandes quantidades de dados (negócios de mídia), não terão funcionários satisfeitos se tiverem que pesquisar um servidor externo em busca de anexos. Sim - o modo em cache aliviará alguns desses problemas, mas sempre que um usuário mudar de PC, ele irá adormecer em frente ao computador.

Minha abordagem para terceirizar questões é colocar essa questão em primeiro lugar: ela tornará nosso negócio mais produtivo, com custo à parte? Claro, se economizarmos um tonelada de dinheiro (que podemos usar para contratar mais vendedores ou similares), isso não será um problema.

Se você tiver os recursos disponíveis para executá-lo internamente, execute-o internamente. Os funcionários ficam literalmente perdidos quando seu e-mail ou telefone celular para de trabalhar = você ganha menos dinheiro.

    

Answer 4

Para mim, pessoalmente, a terceirização é a raiz de todo mal. Meu trabalho é garantir que os usuários tenham uma infraestrutura sólida e confiável para que possam realizar seus trabalhos com o máximo de eficiência. Também é meu trabalho garantir que os backups confiáveis sejam realizados (e testados) para que, quando algo der errado, haja um impacto mínimo nos negócios. Eu nunca me sentiria confortável em mudar isso para algum serviço de hospedagem remota sem rosto. Nem meus empregadores.

Existem outros fatores que se aplicam a nós devido à nossa localização. Embora tenhamos uma linha ADSL2, estamos perto da extremidade final do cabo, então, na melhor das hipóteses, podemos obter cerca de 2Mb em cada sentido. É diferente toda vez que o modem é reconectado. Um cheque anterior mostra que atualmente estamos conectados a 1,6 MB de entrada e 675 KB de saída. Para uma pequena empresa como a nossa, um custo mínimo de US $ 25.000 apenas para instalar a fibra não é rentável.

Além dos custos, devido ao problema de largura de banda, qualquer forma de serviço hospedado, além dos sites da Web, não é possível. Ainda mais quando você leva em conta que precisamos atender a grandes anexos. Estamos na indústria de impressão e precisamos atender a gráficos com grande qualidade de impressão. Nosso limite de mensagens no Exchange é de 50MB e mesmo isso às vezes não é suficiente e as imagens precisam ser quebradas e reenviadas para nós. Imagine o tempo que seria necessário para encaminhar essas mensagens internamente.

    

Answer 5

A questão depende muito do seu conjunto de talentos e necessidades. Quero dizer, vantagens para quem? Se você está solicitando seu departamento de TI (pessoa de TI?), Então depende de como eles são experientes em lidar com e-mail. Registros MX. Conhecimento de sistemas de email (como por exemplo 10 meg anexos geralmente são uma má ideia, enquanto internamente existem usuários que não pensam em grandes anexos uns aos outros, então se recusam a receber mensagens crípticas de parentes enviando os mesmos anexos por e-mail). Quanto eles precisarão aprender sobre a curva versus suas necessidades?

Para empresas com pequenos departamentos de TI e necessidades menores, por motivos administrativos (não sysadmin), elas podem preferir a terceirização apenas porque não se importam em escrever um cheque para ter um serviço que lhes forneça e-mail. Isso é tudo o que eles se preocupam é que eles têm e-mail, eles não se importam se é interno ou externo ou entregue por unicórnio.

A meu ver, se a empresa é grande o suficiente para ter um departamento de TI e um IP dedicado, provavelmente não deveria ter nenhum problema em hospedar um servidor de e-mail. Aumenta a disponibilidade (se a conexão externa ficar inativa, eles ainda têm e-mail interno disponível, mantendo a comunicação aberta entre os funcionários) e, além das tarefas básicas de qualquer servidor admin, isso requer pouco cuidado extra, uma vez que coisas como backups são automatizadas e sistema está configurado. Ele também pode ser integrado com o seu gerenciamento de usuário mais facilmente (ou seja, eu adiciono um usuário no diretório ativo, eles podem ter uma caixa de correio configurada imediatamente, o que em nosso caso particular é bastante comum ter que alterar, e tenho certeza que são soluções hospedadas que podem permitir conexões a sites remotos para integração de diretórios ativos, onde há muito mais etapas.

No fim das contas, acho que a administração preferiria isso em casa, porque eles não veem a conta e realmente não se importam com o modo como ela funciona, desde que funcione. Para o pessoal de TI, ele se resume ao conhecimento e à curva de aprendizado, mas no final as vantagens superam os negativos. Outras coisas são subjetivas. Segurança? Confiabilidade? Além da reputação de um fornecedor em particular e de coisas que você já pode considerar (como a confiabilidade da sua conexão à Internet, limites nos tamanhos de transferência da Internet), você não sabe quais são os procedimentos ou condições internas do fornecedor. Você pode estar terceirizando para uma empresa que faz pouco mais do que a sua própria empresa faria, mas com ela sendo vista, você vai presumir que está lidando com ela (até que algo dê errado). O chefe, no que diz respeito a ele, só quer que os unicórnios continuem chegando com um mínimo de spam.

    

Answer 6

Na superfície, vou repetir a ideia de que não pode haver uma única resposta para isso. Desde que eu examinei isso algumas vezes, eis porque optei pela terceirização.

• Custo - Agora que a configuração, a execução e os backups estão no lugar, não espero tocar nessa coisa, o que significa que meus custos acabaram. O IIRC levaria menos de dois anos para gastar o custo de tê-lo feito internamente em relação à terceirização. Eu definitivamente espero que eu não esteja substituindo esta caixa tão cedo!

• Flexibilidade (também custo) - por exemplo, Para o faturamento por caixa de correio, é bom poder criar uma caixa de correio ou testar os usuários por capricho. Além disso, caminho de volta na escola de negócios, havia uma bela unidade sobre as vantagens de pequenas & startups ágeis vs. maduras & corporações madeireiras. É nossa vantagem tática ser capaz de responder rapidamente, e a terceirização (adicionando pelo menos uma camada de atraso à obtenção de serviço) é algo com o qual eu me envolvo com relutância.

• Simplicidade - criar caixas de correio separadas dos usuários do AD ou amarrar minha floresta a outra pessoa? Como o único administrador de TI aqui, prefiro não.

• ... Claro, tudo depende muito do nível de conforto / educação da equipe de TI com o Exchange (e / ou do nível de interesse da empresa em promover a educação em TI)