A melhor maneira de incentivar os usuários a aceitar um novo serviço é garantir que ele seja melhor do que o que você oferece atualmente. Caso contrário, qual é o objetivo. Gostaria de ter certeza de que eles têm a capacidade de armazenar mais de 200MB, ou são treinados em como podar suas caixas de correio de grandes anexos, embora sejamos honestos, quem realmente faz isso?
Nós nos afastamos das Pastas Particulares em algum momento do ano passado e, apesar dos poucos minutos adicionados por semana, eu poderia mostrar aos usuários como limpar suas caixas de correio, não olhei para trás. Foi definitivamente enfrentado algum ceticismo no início, já que a maioria dos usuários estava acostumada a um limite de 500 MB em suas caixas de correio e depois arquivando em .pst desde muito antes de eu entrar na empresa há cinco anos, mas abordá-la gradativamente diminuiu o fardo.
O primeiro passo foi aumentar o espaço em disco no servidor Exchange, cujos custos foram rapidamente justificados para o gerenciamento, explicando o custo de dados perdidos em uma pasta pessoal corrompida, bem como o tempo gasto para tentar restaurar .pst corrompido arquivos, eles compraram muito rapidamente.
O próximo passo foi escrever alguma documentação para os usuários sobre como diminuir a quantidade de dados que eles armazenam nas caixas de correio / pastas pessoais, a melhor maneira de fazer isso é explicar que não é necessário a quantidade de e-mails que você tem ocupe o espaço, mais ou menos o tamanho de cada email. Mostrei a eles que nem todos os e-mails têm o mesmo tamanho e como eles podem liberar 50% dos dados, limpando os 10% maiores de seus e-mails. Descobri que 70% dos usuários limparam o e-mail depois disso
Finalmente, depois de explicar aos usuários as armadilhas das pastas pessoais e os benefícios do armazenamento da caixa de correio, como backups automatizados noturnos de seus dados, que poderiam ser restaurados para um ponto no tempo se perdessem alguma coisa, a capacidade de acessar seus e-mails de qualquer lugar que eles precisassem, bem como declarar (com a aprovação da gerência) que não estariam mais suportando a corrupção de pastas pessoais, já que um serviço superior estava disponível (devo acrescentar, que nunca me recuso a suportar um problema se surgir , mas descobri que, às vezes, dizer aos seus usuários que algo não é mais suportado é suficiente para incentivá-los a migrar para o novo sistema. Migrei os dados da pasta pessoal para as caixas de correio como um gesto de boa vontade ao longo de algumas semanas.
Em seguida, monitorizei a quantidade de dados utilizados por cada caixa de correio durante algumas semanas e ajustei os limites por utilizador. A maioria permanece com um limite de 1gb, um pequeno número requer 2-3gb e outros em 500mb. A razão pela qual eu não defini esses limites antes da migração é que imaginei que a maioria dos usuários excluiria muitos e-mails antigos quando soubessem que todos estavam fazendo isso, o que de fato funcionou bem.