Como você persuade os usuários a abandonarem suas pastas pessoais?

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No final do ano passado, começamos a usar os serviços do Mimecast, em especial o arquivamento de e-mails baseado em nuvem. Desde então, estamos implantando o suplemento Mimecast Services for Outlook (MSO).

Informamos os usuários de que daremos a eles treinamento nos próximos meses, e não exigimos que eles usem o Mimecast, mas meu chefe afirmou que estamos nos livrando do Personal Pastas (arquivos pst), colocando-as no Mimecast. Não é novidade que isso causou uma reação negativa. Embora, realmente, quem gosta de mudar?

Eu conheço as razões de TI para se livrar de Pastas Particulares (ineficiente, não confiável, acesso único, etc), mas do ponto de vista de um usuário comum, a menos que elas tenham uma falha nelas, elas são simples e únicas arquivar e-mail quando a caixa de correio de 200 Mb estiver cheia.

Então, o que posso dizer aos usuários para que eles entendam por que as Pastas Particulares não são a melhor solução?

UPDATE:
Eu li os comentários e respostas. Você me deu muito para pensar. É por isso que demorou algum tempo para responder.

Primeiro, gostaria de deixar claro que estamos dando aos usuários uma alternativa. Mimecast, tem armazenamento ilimitado, acesso remoto e uma série de outros recursos, que estamos tentando promover para os usuários.

É improvável que o limite de 200Mb mude. E até agora a atualização do Exchange, de 2003 a 2010, só foi discutida, mas não é considerada uma prioridade atual.

    
por thing2k 13.02.2011 / 12:19

6 respostas

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A melhor maneira de incentivar os usuários a aceitar um novo serviço é garantir que ele seja melhor do que o que você oferece atualmente. Caso contrário, qual é o objetivo. Gostaria de ter certeza de que eles têm a capacidade de armazenar mais de 200MB, ou são treinados em como podar suas caixas de correio de grandes anexos, embora sejamos honestos, quem realmente faz isso?

Nós nos afastamos das Pastas Particulares em algum momento do ano passado e, apesar dos poucos minutos adicionados por semana, eu poderia mostrar aos usuários como limpar suas caixas de correio, não olhei para trás. Foi definitivamente enfrentado algum ceticismo no início, já que a maioria dos usuários estava acostumada a um limite de 500 MB em suas caixas de correio e depois arquivando em .pst desde muito antes de eu entrar na empresa há cinco anos, mas abordá-la gradativamente diminuiu o fardo.

O primeiro passo foi aumentar o espaço em disco no servidor Exchange, cujos custos foram rapidamente justificados para o gerenciamento, explicando o custo de dados perdidos em uma pasta pessoal corrompida, bem como o tempo gasto para tentar restaurar .pst corrompido arquivos, eles compraram muito rapidamente.

O próximo passo foi escrever alguma documentação para os usuários sobre como diminuir a quantidade de dados que eles armazenam nas caixas de correio / pastas pessoais, a melhor maneira de fazer isso é explicar que não é necessário a quantidade de e-mails que você tem ocupe o espaço, mais ou menos o tamanho de cada email. Mostrei a eles que nem todos os e-mails têm o mesmo tamanho e como eles podem liberar 50% dos dados, limpando os 10% maiores de seus e-mails. Descobri que 70% dos usuários limparam o e-mail depois disso

Finalmente, depois de explicar aos usuários as armadilhas das pastas pessoais e os benefícios do armazenamento da caixa de correio, como backups automatizados noturnos de seus dados, que poderiam ser restaurados para um ponto no tempo se perdessem alguma coisa, a capacidade de acessar seus e-mails de qualquer lugar que eles precisassem, bem como declarar (com a aprovação da gerência) que não estariam mais suportando a corrupção de pastas pessoais, já que um serviço superior estava disponível (devo acrescentar, que nunca me recuso a suportar um problema se surgir , mas descobri que, às vezes, dizer aos seus usuários que algo não é mais suportado é suficiente para incentivá-los a migrar para o novo sistema. Migrei os dados da pasta pessoal para as caixas de correio como um gesto de boa vontade ao longo de algumas semanas.

Em seguida, monitorizei a quantidade de dados utilizados por cada caixa de correio durante algumas semanas e ajustei os limites por utilizador. A maioria permanece com um limite de 1gb, um pequeno número requer 2-3gb e outros em 500mb. A razão pela qual eu não defini esses limites antes da migração é que imaginei que a maioria dos usuários excluiria muitos e-mails antigos quando soubessem que todos estavam fazendo isso, o que de fato funcionou bem.

    
por 13.02.2011 / 22:33
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Eu tenho muita compreensão para seus usuários. Você está cometendo um erro fundamental de administração do sistema: Você cria uma solução que é fácil para os administradores de sistemas, mas esquece as necessidades e os requisitos dos usuários. 200mb por usuário é simplesmente insano, e é uma limitação que causa problemas para eles, já que eles precisam se preocupar com arquivos e backups. Isso é tempo perdido e dinheiro desperdiçado. O custo de 1gb de armazenamento comparado ao tempo que leva para classificar 1gb de e-mails é extremamente ruim na escala de custo / benefício.

Por que você não fornece a seus usuários espaço de armazenamento "ilimitado"? Na prática, não crescerá muito rápido. Ele eliminará todo o problema do arquivamento local quando os usuários não precisarem mais excluir e-mails.

Então, o que você deve dizer aos usuários é: "Você não precisa mais de pastas pessoais. Armazenaremos todos os e-mails para você e cuidaremos dos backups".

    
por 13.02.2011 / 12:49
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É muito fácil. Bem, é fácil dizer e fácil de entender. Pode ser difícil de fazer, no entanto.

Simplificando, você precisa entender os problemas de seus usuários e, em seguida, precisa resolver os problemas deles , não os problemas do Departamento de TI . Se eles estão usando arquivos PST, então descubra por que e resolva isso. Se eles estiverem relutantes em mudar, descubra por que e resolva isso.

Eu simpatizo com as razões pelas quais você não pode simplesmente dar espaço ilimitado às pessoas no servidor de e-mail. Mas eu simpatizo mais com pessoas que estão apenas tentando fazer o seu trabalho e têm que lidar com obstáculos que o departamento de TI é (o que é uma sensação para eles) colocando em seu caminho.

Você pode pensar "mas não colocamos obstáculos em seu caminho". Tenho certeza de que você não pretende, mas considere isto: ninguém em sã consciência iria querer usar um arquivo PST. Quero dizer, você acorda nas manhãs de sexta-feira e pensa: "Tem sido uma semana difícil. Acho que vou passar a semana me tratando de um novo arquivo PST!". Pelo menos eu realmente espero que você não o faça. Então, se seus usuários estão fazendo isso, TODOS estão loucos ou têm problemas que o departamento de TI não está resolvendo.

A relutância em usar o recurso de simulação pode não entender como ele funciona, pode ser que ele não tenha sido explicado adequadamente do ponto de vista deles (como as pessoas de TI normalmente nos concentramos em quão legal alguns parte da tecnologia é e não como isso torna as coisas mais fáceis para os nossos clientes) ou pode ser um problema de confiança - se o departamento de TI foi inútil no passado sobre o espaço de e-mail e os usuários criaram PSTs de desespero eles podem veja o novo sistema como um 'golpe' para tomar o controle de seus dados e colocá-lo de volta sob um regime que nem sempre tem sido simpático às suas necessidades.

    
por 13.02.2011 / 23:30
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Os arquivos PST recebem uma quebra automática e, às vezes, são exagerados e injustificados. Se minha empresa usa o servidor Microsoft Exchange, o uso de arquivos PST geralmente é desaprovado. Se minha empresa usa um provedor de e-mail externo que suporta apenas POP, não há praticamente nenhuma alternativa ao uso de arquivos PST. Não é que os próprios arquivos PST sejam ruins, é o fato de que os usuários geralmente tendem a deixá-los crescer em proporções gigantescas e o fato de que eles não são facilmente gerenciados do ponto de vista do sistema. Concordo com pehrs em que você está criando um sistema que funciona para o gerenciamento sem levar em conta as necessidades de seus usuários. Você está propondo tirar algo de seus usuários sem fornecer a eles uma maneira de manter seus e-mails depois que ultrapassarem qualquer limite de tamanho de caixa de correio que você decida impor.

Eu vejo muitas perguntas aqui que se encaixam em um padrão de "isso é ruim" ou "Eu sei que não deveria fazer isso" sem a análise necessária do porquê "isso é ruim" ou por que "eu deveria faça isso "em um cenário particular. O uso de arquivos PST é um daqueles assuntos em que há uma grande quantidade de hipóteses de "arquivos PST são maus" que são apenas muito pulando no movimento, sem qualquer pensamento crítico sobre como eles se aplicam à sua situação específica. Os arquivos PST são realmente ruins? Eles são realmente tão ruins? A resposta é não. Eles podem ser problemáticos? Sim. É seu trabalho analisar os riscos e benefícios de usá-los em sua organização e determinar se eles são ou não uma solução viável e, caso contrário, implementar uma alternativa que funcione para seus usuários.

A equipe, os recursos e a infraestrutura de TI estão lá para permitir que os negócios sejam mais inteligentes, mais eficientes, mais produtivos e mais lucrativos. Você está lá para eles, não o contrário.

    
por 13.02.2011 / 15:12
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Eu sou um daqueles usuários que usam o Lotus Notes e estão restritos a 200MB.

  1. Eu sei que você está falando sobre o Outlook e não sobre o Notes, mas eu preciso desabafar e dizer que o Lotus Notes é horrível (por favor, nunca implemente isso); É horrível abrir, usar, navegar e criar scripts. Então, isso é mais uma declaração de precaução e, em seguida, aborda sua pergunta.

  2. 200MB também é estúpido, especialmente quando você recebe relatórios do Excel que são de 3 a 10 MB, ou alguém quer adicionar imagens / assinaturas não reduzidas aos seus e-mails ou até mesmo os e-mails em HTML comuns. Hoje, o mínimo deve ser de 2 GB por caixa de correio, mas é sugerido um lugar entre 5-10 GB. Tenha em mente que as pessoas sempre usarão / maximizarão o que recebem. Se você der 10GB, eles eventualmente usarão muito e pedirão mais. Por outro lado, 200MB é quase nada, é quase equivalente a 10MB, já que eles estão apagando e gerando espaço toda vez que recebem novos e-mails.

Quanto aos problemas do Outlook e pst, o arquivo pst pode ser bom. O arquivo .pst é usado para mais do que apenas armazenamento local de e-mails, mas também possui:

  • Compromissos do calendário
  • Informações da lista de tarefas
  • Mais importante: Contatos

Acho que as informações do catálogo de endereços local (contatos) são a chave que as pessoas podem não querer ir para um ambiente de nuvem. Algo que você deve considerar é sincronizar seu arquivo .pst com seu perfil de rede para que possa ser acessado de qualquer lugar.

Por outro lado, os arquivos .pst têm algumas coisas ruins, são:

  • frequentemente corrompido, fazendo com que os e-mails e outros dados sejam perdidos
  • atingem um tamanho crítico próprio (2 GB para ANSI antigo, 20 GB para Unicode), o que aumenta as chances de corrupção ou outros problemas com o sistema
  • não são muito seguros (é fácil ignorar qualquer medida de senha)
  • as versões mais recentes (Outlook 2003 e on) não são compatíveis com versões anteriores do Outlook, o que pode ser importante se você tiver sites de contingência, desktops mais antigos ou laptops mais antigos que executam versões mais antigas do software

Esta é uma lista mais completa de todos os males .

    
por 13.02.2011 / 19:58
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Os principais interessados no lado comercial da empresa precisam entender por que a TI deseja banir os arquivos PST. Isso significa que as pessoas nas trincheiras, assim como o executivo, digitam as pessoas.

Os PSTs para os usuários não são "ruins" ou "maus" - eles são uma ferramenta essencial que lhes permite trabalhar. A maioria das pessoas não está ciente dos riscos para a empresa em caso de litígio ou outras coisas negativas que mantêm as pessoas de TI à noite. Um arquivo acessível via Outlook deve fazer os usuários finais fazer backflips - o fato de que eles não são significa que você precisa trabalhar na comunicação com eles.

    
por 13.02.2011 / 23:11

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