O Google Apps não poderia ser mais simples ao exigir configuração e administração mínimas.
No entanto, o GTalk não permite bate-papos em grupo, então, muitas vezes, eu me vejo instalando openfire. É simples de instalar e completo.
Da perspectiva do cliente, eu tenho sugerido:
- OS X: Adium
- Windows: Pidgin
- Linux: Pidgin
Se for uma turma muito técnica, eu consideraria o irc sobre o Jabber / XMPP só porque o Jabber ainda parece ser esquisito ocasionalmente, mas é muito mais acessível do que irc para um usuário não técnico.
Para informações que precisam ser preservadas além do bate-papo, usei o MoinMoin como um wiki gratuito e fiquei muito feliz com isso. Nós sempre parecem atualizar para o Confluence embora. Então, em vez de ter que converter seu conteúdo em algum momento, sugiro ir com o Confluence desde o início, se parecer um ajuste.