Por padrão, as regras de mensagem do Outlook / Exchange são aplicadas como regras do lado do servidor . Eles são avaliados mesmo que o Outlook não esteja em execução.
Mas há certas regras que são sempre somente cliente - aquelas envolvendo algum elemento do Outlook que não existe no Exchange Server.
Há um bom artigo que explica as regras baseadas no servidor versus regras do cliente .