Diga comigo: o Excel não é um banco de dados.
Você está enfrentando as limitações de design do software: ele só tem tanta capacidade de armazenar dados transacionais, portanto, quando várias pessoas escrevem nele, ele precisa armazenar um pouco de informação para poder reconciliar. Você tem tantos dados, que as cópias transacionais são GRANDES.
A Microsoft assume (corretamente) que, se você tem tantos dados, eles são armazenados em um banco de dados, e você está apenas usando o Excel como um front-end.
Se você vai trabalhar assim, você deve pelo menos reunir um pequeno banco de dados Access. Vai poupar-lhe um mundo de dor de cabeça, porque é para funcionar assim e o Excel não é.
@Josh: Sim, absolutamente está vazando. Quando você compartilha um documento, ele tem que acompanhar as modificações feitas por cada usuário ... Eu chamarei isso de "dados transacionais", mas você pode apenas pensar nisso como histórico. Como nunca há uma versão "oficial", ela mantém o controle das alterações, e o documento aumenta mais do que a Kirstie Alley em uma loja de donuts.
É por design. Alguém que é um guru do excel pode ser capaz de lhe dizer como fazê-lo parar, mas a melhor solução é simplesmente não usar o excel para dados que estão sendo mantidos constantemente. Não é para isso que é projetado.
Eu sou solidário com o seu problema, mas é uma solução melhor para explicar o problema para os superiores e elaborar um novo procedimento, do que tentar prolongar um hack infeliz.@Josh: Se você quiser reduzi-lo apenas uma vez, copie temporariamente todos os dados e cole-os em uma nova planilha. Isso matará todos os metadados, garantido (certifique-se de não selecionar a planilha inteira, mas apenas a parte com dados nela). Mas esta é uma solução temporária na melhor das hipóteses.