Honestamente, a indexação de dados de qualquer tipo de vários locais em vários formatos é uma receita para o desastre. Seria melhor configurar seu próprio servidor de e-mail interno, alternar para um provedor que oferece recursos de indexação ou adicionar um servidor de e-mail proxy são as melhores opções. Todas essas três sugestões vêm com suas próprias vantagens e desvantagens.
Se isso for legitimamente uma exigência comercial ... seu chefe pagará por isso. Se você tem um pequeno departamento de TI ... deixe alguém trabalhar para você. (leia-se "deixe o office365, google ou outra empresa semelhante ser seu provedor de e-mail"). Tentar fazer isso sozinho sem uma pessoa dedicada para essa tarefa acabará fazendo com que pareça que você não sabe o que está fazendo. .. e provavelmente vai te demitido em algum momento.