Eu acabei de começar o voluntariado em uma organização local e me pediram para encontrar uma solução para o seguinte problema. No entanto, o trabalho em rede dificilmente é o meu strong, então pensei em perguntar aqui antes de ir (cegamente) por um caminho em particular.
Acho que o cenário é bem simples, mas não sei como resolvê-lo.
Situação:
1) Eles têm três funcionários em tempo integral, cada um com sua própria conta de e-mail, que é acessada usando o Outlook (pop3 - devido ao espaço de hospedagem limitado).
2) Eles compartilham arquivos em cada computador que podem ser acessados de cada computador.
Solução:
1) Fui perguntado se posso sincronizar seus contatos de e-mail para que eles não precisem atualizá-los manualmente periodicamente ou sempre que um contato for atualizado / excluído.
2) Se todos os arquivos puderem ser armazenados centeralmente, eles serão mais organizados.
Eu dei uma olhada no Microsoft Exchange e no Microsoft Server. Ambos parecem assustadores (provavelmente porque eu nunca os usei antes) e não tenho certeza se eles são demais para o que eu preciso. Existem soluções mais adequadas disponíveis ou devo percorrer a rota de troca / servidor?
Você provavelmente deve estar procurando por soluções terceirizadas ou hospedadas. Você pode encontrar o Exchange hospedado por um custo mensal baixo (US $ 5 por usuário por mês).
O servidor Exchange fará o que você quiser no que diz respeito ao e-mail, no entanto, é uma plataforma de e-mail e não é destinada ao armazenamento de arquivos. Para isso, você gostaria de ver algo como o Microsoft SkyDrive, o Sharepoint ou até mesmo algo gratuito como o Box ou o DropBox.
Se é uma instituição de caridade que está usando administradores de sistemas voluntários, então os recursos e orçamentos no local provavelmente são bastante limitados, eu entendo?
Este é provavelmente um bom exemplo para uma solução de email / armazenamento terceirizada, como as ofertas do Google ou da Microsoft. Para uma organização pequena, isso pode permitir que você implemente uma tecnologia bastante impressionante (por exemplo, todos os recursos avançados de troca se você quiser) com muito menos custo inicial e requisitos de suporte do que um sistema autogerenciado tradicional, O que eu imagino é importante para uma organização que depende da ajuda de voluntários, onde o tempo que você tem pode ser melhor gasto nas áreas mais fundamentais de suporte.
Uma solução como o escritório 365 da Microsoft lhe traria troca (e todo o calendário compartilhado e a lista de contatos que traz, resolvendo o problema 1) e a capacidade de armazenar e compartilhar documentos on-line via Skydrive Pro .
O Windows Small Business Server seria uma boa opção para eles - já inclui o Exchange e simplifica bastante a configuração. A maior limitação é o número de usuários, mas até a versão mais barata suporta até 25 pessoas. Já que você está se voluntariando, estou assumindo que eles são algum tipo de sem fins lucrativos - se esse for o caso, eles provavelmente poderão obter o Windows SBS muito mais barato.
Isso processará os contatos, o e-mail e o compartilhamento de arquivos juntos.
Eu também estou assumindo que eles têm seu próprio domínio, e o e-mail é atualmente o "serviço de e-mail gratuito" que está incluído na maioria dos provedores de hospedagem. Se for esse o caso, você precisará:
Uma alternativa para configurar o email para ir diretamente ao servidor do Exchange seria configurar o conector POP3 incluído no SBS. De qualquer forma tem prós e contras, então olhe para ambos e veja qual funcionará melhor no seu caso.
Você também pode baixar o software de servidor do site da Microsoft para uma avaliação gratuita de 180 dias - instalá-lo em um PC antigo e brincar com ele por algum tempo para que você obtenha alguma prática antes de fazer a coisa real e necessidades.
Existem outras opções, principalmente baseadas no Linux - algumas delas seriam mais baratas ou até mesmo funcionariam melhor, mas para um novato ser configurado, é difícil encontrar algo que supere o Windows Small Business Server.
No seu caso (e eu trabalhei com um monte de clientes menores) você definitivamente deveria seguir o caminho que DKNUCKLES sugere.
Pessoalmente, sou mais fã do Google Apps for Business do que do Outlook, mas o 365 da Microsoft também é um produto decente.