Eu não me apresso em responder a uma questão relacionada a licenciamento no Server Fault, mas acho que essa é mais uma questão técnica com um toque de licenciamento, então vou arriscar.
No cenário que você descreve, eu gostaria de:
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Crie um grupo de segurança habilitado para email para o departamento com todos os destinatários do departamento pretendido como membros (esse é o grupo que receberá emails e os entregará ao grupo)
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Modifique a lista de controle de acesso (ACL) do grupo para incluir a permissão "Nome do grupo - Enviar como" (isso permitirá que os membros do grupo enviem "Enviar como" o próprio grupo)
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Instrua os usuários sobre como usar o Outlook para enviar e-mails usando o endereço do grupo como o endereço "De" de suas mensagens
Isso pressupõe que todos os membros do grupo devem ter permissão para "Enviar como" o grupo. Se isso não estiver correto (digamos, somente um subconjunto do departamento deve ter permissão para enviar o grupo de departamento "Enviar como"), talvez seja necessário criar um grupo usado como o representante para a permissão "Enviar como". Apenas certifique-se de fazer tudo com grupos e de não nomear pessoas com permissões (uma vez que isso não é adequado para o futuro).
re: o bit de licenciamento
Revise o contrato de licença do software. Você deve ver que os computadores e pessoas que acessam o computador servidor são a base para as contagens de licenças. Criar contas de usuário, caixas de correio, etc, não causa acesso a computadores ou pessoas adicionais ao servidor e, na minha opinião, não afeta suas necessidades de licença. Use seu próprio julgamento: interpretar o contrato de licença.