Se um email for enviado para um usuário redireciona se o OOF estiver ativado

Question

Existe uma maneira de fazer uma alteração global no Exchange ou na política de grupo, portanto, se um email for recebido de um endereço de email, ele não será enviado para a caixa de correio dos usuários, mas será encaminhado em vez disso.

Basicamente, não queremos que informações pessoais sejam encaminhadas para outros usuários quando a OOF estiver ativada.

Alternativamente, existe uma maneira de definir o OOF para que ele não encaminhe um email de um endereço específico e o coloque na caixa de entrada dos usuários, mas encaminhará o resto dos emails como normalmente faria?

Só para esclarecer completamente as coisas. Nossos usuários usam o Out of Office, que encaminha seus e-mails quando estão fora de férias, para que outros usuários possam acompanhar seu trabalho. No entanto, temos um novo sistema de RH que envia e-mails para todos e não queremos que esses e-mails sejam encaminhados quando estão de férias para outro usuário. Ou, alternativamente, o e-mail em questão é encaminhado para uma caixa de correio especificada quando a OOF está ativada e o restante dos e-mails vai para o usuário lidando com seu trabalho.

    

Answer 1

Eu não fiz isso, mas parece que você provavelmente poderia fazer isso no Exchange 2010/2013 usando o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) . Se você já viu mensagens do Outlook marcadas como "Não encaminhar", é disso que estou falando. Você pode configurá-lo no Console de Gerenciamento do Exchange no servidor de Transporte de Hub ou no cmdlet New-OutlookProtectionRule .

Alguns exemplos de regras de IRM semelhantes usando o cmdlet:

New-OutlookProtectionRule
    -Name "IT Confidential"
    -SentTo "[email protected]"
    -ApplyRightsProtectionTemplate "Do Not (Forward/Reply)"

New-OutlookProtectionRule
    -"Legal-Do Not Forward"
    -FromDepartment Legal
    -ApplyRightsProtectionTemplate "Do Not Forward"

Links:

link

link  - Este site está bem apresentado e tem um exemplo de:

protecting any incoming mail that contains the keyword “Salary” in its subject field with the “Do Not (Reply/Forward)” template

    

Answer 2

Você pode usar um dos dois métodos, ambos exigem alguma entrada / trabalho do usuário final e da equipe de TI.

Opção 1: Use as Regras do Outlook e aplique uma regra que declare que quando um email é recebido do RH não é encaminhado (seja por OOF ou por algum outro meio). O problema aqui é que você precisa deixar o Outlook em execução no computador do usuário para que a regra funcione corretamente. Você também não pode responder por algo como uma queda de energia ou o computador vai dormir e desconectar o Outlook completamente; nesses cenários, alguém teria que fazer login novamente como usuário e abrir o Outlook novamente.

Opção 2: use regras de transporte no servidor do Exchange que sejam mais limpas, mas que exijam que o usuário notifique a TI quando elas estiverem indo de férias / feriado.

Para regras de transporte, você encontrará essas informações (em 2010, por exemplo) no Console de Gerenciamento do Exchange > Configuração da organização > Transporte de Hub.

A partir daqui, você pode criar uma nova regra e aplicá-la a determinados grupos (se quiser que a regra seja aplicada a pessoas específicas, crie um Grupo de segurança do Active Directory e adicione pessoas a ele e aplique essa regra a esse grupo) ou para todos. A regra poderia fazer uma das muitas coisas diferentes. Veja minha captura de tela abaixo para um exemplo de 4 úteis e intimamente relacionados ao que você está falando, coisas:

Dê-me um exemplo da vida real do que você está falando na sua empresa e eu provavelmente poderia ajudá-lo a projetar a regra de transporte. Deixe-me saber o que você pensa sobre isso. Obrigado.

EDITAR

Devo observar que minha solução atende muito mais à pergunta original do autor (ou a primeira de três devo dizer):

Is there a way to make a global change to either Exchange or group policy so if an email is received from an email address it will not go into the users mailbox but be forwarded on instead.

    

Answer 3

Uma resposta e perspectiva alternativas, esperamos que sejam muito mais simples: Uso de cabeçalhos de sensibilidade + IRM . Leia em ...

O Outlook / Exchange já suporta propriedades de "sensibilidade" de um email, mas elas são advisory somente até que você ative o IRM. Em outras palavras, posso enviar um e-mail para você como sensibilidade = Particular, mas quando você visualiza o e-mail, simplesmente vê uma dica de que o e-mail é particular - você ainda pode encaminhá-lo ou pior ainda isto. Quando você ativa o IRM, pode definir uma política que restrinja o encaminhamento de emails com sensibilidade Pessoal (e provavelmente também sensibilidades Particulares e Confidenciais).

Esta solução teria o benefício de que, se Mary enviar a Bill um e-mail particular sobre o quanto o chefe cheira mal, mas Bill é OOF, o e-mail não será encaminhado. Acho que os usuários esperariam isso por padrão: se você enviar um e-mail "Particular" para alguém, não espere que ele seja encaminhado automaticamente para outra pessoa.

O ponto crucial da abordagem é que você precisará obter o novo programa de RH para definir o cabeçalho de sensibilidade no email. Se não for possível, ainda há esperança: você pode fazer com que o Exchange use uma regra do lado do servidor que marca todos os emails do endereço de RH como confidencial. Esses cabeçalhos de sensibilidade não são tão proprietários quanto você imagina - a Microsoft, na verdade, seguiu o link da RFC 2156 . Portanto, em teoria, um remetente que não seja da Microsoft poderia ativar esses sinalizadores de sensibilidade em um email. Meu instinto é que até mesmo o bom e velho Unix sendmail poderia enviar e-mails como Personal adicionando o sinalizador no cabeçalho MIME. Ainda não testei - adoraria ver se funciona para você.

Menos manutenção. Se você é o administrador do Exchange, deseja uma solução simples. Se 20 departamentos quiserem que alguns e-mails não sejam encaminhados automaticamente, você não deseja configurar e manter 20 regras. Você apenas diria a eles que precisam definir o cabeçalho do email como Pessoal, Particular ou Confidencial, conforme apropriado. Uma regra para governar todas elas.

Deixe a empresa decidir quais deles querem marcar como confidenciais e deixe o Exchange / Outlook usar o IRM para manter os desejos da empresa. Melhor ainda, se você tem um sistema de RH que envia diferentes tipos de e-mails, alguns são pessoais (sobre seus benefícios por incapacidade com relação à sua tuberculose recente), alguns não são tão pessoais (deixando as pessoas saberem que ainda faltam 7 dias no RH). as pessoas sabem que haverá manutenção neste fim de semana e o sistema de RH estará indisponível no domingo ...).

Falha do servidor: Qual cabeçalho de e-mail o Outlook 2003+ usa para indicar a confidencialidade?