As informações sobre quem está usando um documento são provenientes das configurações de registro do Office. Eu não posso dizer com certeza que este é o seu problema apenas que eu vi aplicativos do Office com inválidos em muitos lugares com informações inválidas. Minha aposta é que alguém estava editando o documento, mas apenas tinha nomes / iniciais incorretos no Office.
Na minha rede, resolvi isso criando um script de login que redefinia o nome de usuário do Office no momento do logon. Isso é testado para o Office 2010, o nome de usuário / iniciais pode estar em algum lugar no registro de 2007. A mesma ideia deve ser aplicada.
Option Explicit
Dim WindowsDomain
WindowsDomain = "example.org"
Dim WshShell
Set WshShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell")
Dim WshNetwork
Set WshNetwork = CreateObject("WScript.Network")
Dim User
Set User = GetObject("WinNT://" & WindowsDomain & "/" & WshNetwork.UserName & ",user")
Dim SplitName
SplitName = Split(User.Fullname, " ", 3)
Dim Initials, NamePart
Initials = ""
For Each NamePart in SplitName
Initials = Initials & Left(NamePart,1)
Next
Initials = Left(Initials,3)
WshShell.RegWrite "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Common\UserInfo\UserInitials", Initials, "REG_SZ"
WshShell.RegWrite "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Common\UserInfo\UserName", User.Fullname, "REG_SZ"