O que eu costumo fazer é configurar um encaminhador de e-mail como um MX de backup - ou seja, um servidor de e-mail que não é o destino de nenhum e-mail, mas que pode retê-lo caso algo dê errado . A vantagem disso é que, no momento em que seu servidor de e-mail principal faz o backup dos e-mails, ele é entregue como se nada tivesse acontecido - você não tem várias caixas de entrada ou outras complexidades para gerenciar. A desvantagem, é claro, é que, entretanto, os e-mails não são acessíveis aos usuários finais.
Eu sou um administrador do GNU / Linux, então eu geralmente uso o Postfix para isso - é leve e faz o trabalho, não há necessidade de nada extravagante, já que a tarefa é realmente muito simples. Você pode usar este link como um guia. Mas tenho certeza de que há muitas alternativas do Windows se você preferir ficar com isso.