O que você faz com documentos antigos (em formatos antigos)?

Question

Temos documentos em nossa rede há muitos anos. Migrar esses arquivos antigos para formatos mais novos não tem sido um grande problema, sempre fomos capazes de realizá-los conforme a necessidade. Mas nós tivemos que abrir um documento do Word 5.0 um tempo atrás e isso exigiu um pouco de trabalho para conseguir 2003 para lidar com ele (e só nos deu o texto, formatação mínima) e isso me levou a pensar.

Eu vejo isso como dois problemas relacionados:

1. Abrindo documentos muito antigos apenas para obter as informações. Para nós, é principalmente uma questão de retirar o texto, nunca me pediram para converter um arquivo 123 antigo.

2. Convertendo documentos antigos, mas não antigos, em um formato mais novo para facilitar o acesso. A maioria do que eu considero "documentos antigos" são WP6.1 e arquivos do Word, Excel, PPT do Office 95 ou 97. Todos eles abrem em 2003, mas nos deparamos com problemas de formatação. Acho que logo estarei testando o quão bem os documentos antigos são abertos em 2007.

Estou considerando duas abordagens principais:

1. Configure algumas VMs com o Windows XP e versões apropriadas do software para poder abrir documentos antigos. Neste ponto, provavelmente seria necessário apenas uma VM que pudesse ter o Office 2003 e o WordPerfect Office 6.1.

2. Existe alguma boa ferramenta de lote que converte arquivos .doc .xls mais antigos para o formato 2007? Se houver, eu certamente consideraria a execução de todos os arquivos antigos por meio de um.

Answer 1

Primeiro, não bloqueie seus dados em formatos proprietários de código fechado. O problema começa no dia em que você faz isso, só não é notado até muito mais tarde.

Para fins de arquivamento, pense o máximo possível em ASCII, seguido por formatos gráficos publicados e disponíveis gratuitamente. Em particular, considere PDF. PDFx é um padrão ISO. A Adobe é sua campeã, mas o padrão é gratuito e será legível por mais tempo do que você!

Boa sorte. Arquivamento e recuperação) podem trazer alguns desafios.

PS: Confira as referências no final de este documento para obter mais informações.

    

Answer 2

Pode valer a pena baixar e instalar o openoffice.org. Eu tive algum sucesso abrindo planilhas e documentos do Word que o MS Office lutou com o uso do oo.org. Usá-lo para o PowerPoint foi menos bem sucedido embora.

    

Answer 3

Para o propósito de ferramentas de lote para converter documentos antigos para o formato 2007, dê uma olhada no Gerenciador de Planejamento de Migração do Microsoft Office . Essa ferramenta varrerá seus sistemas e reportará problemas de compatibilidade para atualização para 2007. Na parte inferior da página há um conversor para o Office 97 até 2007, mas não tenho certeza sobre 95 versões ou WP6.1. Isso pode levar algum trabalho manual, mas a ferramenta fornecerá relatórios e um "inventário" para que você tenha um bom ponto de partida. Demora um pouco para configurá-lo, mas funcionou bem para a nossa migração. Nós não fizemos a conversão automática, apenas forçamos nossos usuários a começar a salvar na nova versão e depois voltar e atualizar seus documentos antigos como eles tinham tempo.